Archiwum Prac Dyplomowych (APD) jest jednym z wielu serwisów internetowych pracujących w ramach systemu USOS wdrażanego w coraz szerszym zakresie na Uczelni. Nazwa nie jest najszczęśliwsza w kontekście zakresu funkcjonalnego, ale pozostała z pierwszej wersji modułu.

Aplikacja APD pełni w głównej mierze rolę katalogu i repozytorium elektronicznych wersji prac powstających na uczelni, ale jest też narzędziem wspierającym proces konsultowania, a następnie recenzowania i składania do obrony pracy dyplomowej. Wraz z każdą pracą przechowywane są powiązane z nią szczegółowe informacje, takie jak nazwiska autorów kierujących pracami (określanych w APD mianem opiekunów prac) i recenzentów, recenzje oraz ocena pracy. Wartościową funkcją serwisu APD, standaryzującą postępowanie stron procesu dyplomowania, jest wspomaganie procedury ich składania i archiwizacji w systemie. W czynności te zaangażowanych jest kilka osób (autorzy, opiekunowie pracy, recenzenci), które na określonych etapach obsługi pracy mają obowiązek wykonania pewnych zadań.

Szczegóły dotyczące funkcjonowania systemu APD zostały już omówione tutaj: https://www.biuletyn.pw.edu.pl/Modernizacja-Uczelni/Archiwum-Prac-Dyplomowych-w-USOS

Pozytywne rezultaty wdrożenia serwisu APD na Wydziale Architektury w latach 2013-2014 zaowocowały podjęciem przez władze Politechniki decyzji o wdrożeniu go we wszystkich jednostkach PW. Szersze niż wcześniej zakładano wdrożenie spowodowane zostało także zamianami jakie zaszły w zewnętrznych aktach prawnych. Przykładowo, zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Szkolnictwie Wyższym uczelnie zobowiązane są przekazywać wszystkie nowe prace (dotyczy to także prac dyplomowych obronionych od października 2009 roku) do Ogólnopolskiego Repozytorium Prac Dyplomowych (ORPD). Dzięki wdrożeniu serwisu APD w całej Politechnice będzie możliwe automatyczne przekazywanie prac dyplomowych w formie elektronicznej do ORPD. Równolegle trafiają one także do systemu Repozytorium PW w celu rozszerzenia grona możliwych odbiorców i popularyzacji wyników prac prowadzonych w PW.

System APD został wdrożony we wszystkich jednostkach organizacyjnych PW. Wdrożenie obejmowało nie tylko instalację systemu, ale także szereg szkoleń, w wyniku których przeszkolono blisko 60 pracowników. Zadanie wymagało również przygotowania interfejsu między systemem kadrowym SAP HR a systemem ewidencji toku studiów USOS w zakresie przekazywania danych pracowników dydaktycznych oraz wygenerowania kont dla pracowników (blisko 2.500) i studentów PW (blisko 27.000). Obecnie do systemu APD zostało już wprowadzonych ponad 600 prac dyplomowych inżynierskich, licencjackich i magisterskich.

Kolejny etapem prac będzie wdrożenie i zintegrowanie serwisu APD z Otwartym Systemem Antyplagiatowym (OSA), który jest kolejną aplikacją towarzyszącą systemowi USOS i przygotowywana przez ten sam zespół autorski. Celem takiej integracji jest automatyzacja weryfikacji prac dyplomowych i naukowych pod kątem potencjalnego plagiatu. Politechnika przystąpiła do konsorcjum finansującego to przedsięwzięcie. Korzystanie z niego będzie finansowane centralnie, dzięki czemu wydziały mogą wycofywać się z używania narzędzi komercyjnych.

System OSA powstał w wyniku współpracy pomiędzy Międzyuniwersyteckim Centrum Informatyzacji a Instytutem Podstaw Informatyki Polskiej Akademii Nauk. OSA działa w unikatowy sposób: do porównania tekstów nie korzysta bezpośrednio z oryginalnej ich postaci, lecz ze struktur danych przechowujących częściową informację o tekstach. Są to tzw. wektory częstości i mapy. Jak każdy system antyplagiatowy, by działać skutecznie, OSA musi mieć dużą bazę wzorców (tekstów referencyjnych). W aktualnej wersji system współpracuje z opracowaną przez IPI PAN bazą tekstów wyszukiwarki NEKST, obejmującą ponad pół miliarda polskojęzycznych stron internetowych.