Jak długo jest Pani związana z Politechniką Warszawską?

W sierpniu tego roku będzie 25 lat! To moja pierwsza i jedyna praca. Od samego początku - Politechnika Warszawska. Miałam przyjść na chwilkę, a zostałam na ćwierć wieku (śmiech). Moja pierwsza szefowa powiedziała mi, że tutaj, w dziekanacie, człowiek się nie starzeje. To przede wszystkim dzięki kolejnym rocznikom studentów.

Zaczynałam od stanowiska referenta i przeszłam przez wszystkie stopnie kariery, zajmując się sprawami socjalnymi, dydaktycznymi. Przez pewien czas łączyłam funkcję Kierownika Dziekanatu z pracą w sekretariacie Dziekana.

Sprawy administracyjne związane z Wydziałem zna Pani od podszewki…

Kiedy zostałam Kierownikiem Dziekanatu, wiedziałam jaki zakres obowiązków jest na danym stanowisku. Znałam nie tylko zadania, które sama wcześniej wykonywałam, ale i zdawałam sobie sprawę, z jakim nakładem pracy się to wiąże. Obecnie odpowiadam za sprawy związane z prowadzeniem dokumentacji w przewodach doktorskich, habilitacyjnych oraz wniosków o nadanie tytułu profesora. Odpowiadam również za przygotowanie posiedzeń Rady Wydziału. A teraz mamy nową Ustawę, więc pewnie przyjdą kolejne obowiązki…?

Zapewne dzięki temu wiedziała Pani co można ewentualnie zmienić, poprawić?

Nadrzędnym celem była zmiana obrazu dziekanatu i myślę, że mi się to udało. Oczywiście wymagało to pewnej zmiany pokoleniowej i doboru pracowników spełniających określone wymagania. Stanowimy stabilny zespół, fajnie się tutaj pracuje i studenci nas dobrze odbierają, na co mamy dowody.

Zależało mi, aby dostrzeżono pracę dziekanatów, zwłaszcza tę bezpośrednią ze studentami, która jest bardzo ważna dla wizerunku uczelni. Chciałam obalić stereotyp „pani z dziekanatu”. Oczywiście od studentów trzeba też wymagać. Wydaje mi się, że udało się połączyć dostępność z wypracowaniem odpowiednich relacji.

Myślę, że na innych wydziałach też zaczyna się to zmieniać i trzeba zaszczepiać odpowiednie podejście do obsługi studenta, ale i pracowników naukowo-dydaktycznych.

Działa Pani w Forum Dziekanatów PW. Jaka jest jego idea?

W grudniu 2017 r. w Szkole Głównej Handlowej odbyło się pierwsze spotkanie ogólnopolskiego Forum Dziekanatów, w którym uczestniczyły osoby pracujące w dziekanatach z całej Polski. Reprezentantki Politechniki Warszawskiej uznały wówczas, że należy coś zmienić w naszej uczelni. Mamy 19 wydziałów i jedno kolegium i praktycznie się nie znamy.

Temat forum Dziekanatów PW zainicjowała Anna Stoczkiewicz, Kierownik Dziekanatu Wydziału Inżynierii Lądowej. Zaangażowała się również Katarzyna Guła z dziekanatu Wydziału Instalacji Budowlanych, Hydrotechniki i Inżynierii Środowiska. Ja również chciałam pomóc jako członek Senatu PW, pokazać co chcemy robić i dlaczego, podkreślić konieczność koordynacji działań i wymiany doświadczeń.

Spotkałyśmy się z Prorektorem ds. Studiów prof. Krzysztofem Lewensteinem. Poprosiłyśmy o możliwość organizowania cyklicznych spotkań kierowników dziekanatów PW, wymiany naszych doświadczeń i dobrych praktyk. Chciałyśmy również ujednolicić pewne procedury - tak, by daną sprawę studenci mogli załatwiać jednakowo na wszystkich wydziałach PW, a także mieć głos przy tworzeniu wewnętrznych uregulowań prawnych związanych z kształceniem i naszą pracą. Idea spodobała się prof. Lewensteinowi.

W jaki sposób działa Forum Dziekanatów PW?

Cyklicznie, nie rzadziej niż raz na dwa miesiące, odbywają się spotkania z kierownikami jednostek administracji centralnej, którzy przedstawiają ważne dla dziekanatów informacje. Z kolei przedstawiciele dziekanatów mają możliwość zgłaszania problemów oraz proponowania zmian dotychczasowych rozwiązań na bardziej efektywne.

Do formuły spotkań należą również cotygodniowe zebrania przedstawicieli Forum Dziekanatów PW z Kierownikiem Działu ds. Studiów i Działu Ewidencji Studentów, na które zapraszani są również inni kierownicy jednostek centralnych w zależności od omawianej tematyki.

Dużym zainteresowaniem cieszą się organizowane z inicjatywy Forum szkolenia dla pracowników dziekanatów, np. dotyczące procedury przyjęć cudzoziemców na studia, usprawniania pracy z Office 365 czy systemu USOS. Dzięki Forum odbyły się również szkolenia z zakresu KPA, ponieważ wiele działań w sprawach studenckich  to właśnie postępowanie administracyjne.

Co przykładowo udało się dotychczas osiągnąć?

Dzięki Forum od marca br. został wdrożony w całej uczelni suplement do dyplomu generowany w systemie USOS. Już nie działamy w kilku systemach. Wdrożono jednakowe procedury postępowania wynikające ze stosowania KPA na uczelni w sprawach studenckich, stworzono platformę SharePoint dla dziekanatów, gdzie zamieszczane są procedury postepowania, najważniejsze akty prawne, a pracownicy dziekanatów mogą dzielić się swoimi praktykami w postępowaniu w danej sprawie. Zresztą dobre praktyki to nieoceniony sposób realizacji zadań.

Złożyliśmy wniosek o nagrodę w konkursie LUMEN 2019 za organizację i zarządzanie w procesie kształcenia dla naszego zespołu pod przewodnictwem Prorektora ds. Studiów prof. Krzysztofa Lewensteina. Zgłaszane mogą być innowacyjne rozwiązania organizacyjno-zarządcze opracowane w następstwie wejścia w życie Ustawy 2.0. Forum Dziekanatów PW bardzo pomogło we wprowadzaniu ustawy w zakresie kształcenia i przygotowaniu nowego regulaminu studiów.

A w jaki sposób została Pani Senatorem Politechniki Warszawskiej?

Mam naturę społecznika. Startując do Senatu PW, chciałam, aby pracownicy dziekanatów, którzy stanowią liczna grupę, mieli swojego reprezentanta. Zauważyłam jednak, że wśród przedstawicieli pracowników niebędących nauczycielami akademickimi jest mało osób z wydziałów, trudno jest się im przebić w wyborach pośrednich, ponieważ się nie znają i nie głosują na siebie.

Postanowiłam zadziałać oddolnie. Przedstawiłam swoją kandydaturę osobom z wydziałów, powiedziałam, co chciałabym zrobić. Podkreślałam jak ważne jest, by wydziały miały w Senacie swoich przedstawicieli z grupy pracowników niebędących nauczycielami i pracowników dziekanatów, odpowiedzialnych za kształcenie, czyli niezwykle istotną część działalności uczelni. Udało się. Przy kolejnych wyborach było już dużo łatwiej.

Pełni Pani funkcję Sekretarza Senatu już drugą kadencję. Jak wygląda Pani praca?

Kiedy pierwszy raz zostałam członkiem Senatu, myślałam, że na początku będę się przyglądać jak ta praca wygląda, co mogę zmienić. Otrzymałam jednak propozycję objęcia funkcji Sekretarza Senatu. Było to dla mnie zaskoczenie i nie ukrywam, że się bałam.

Od wielu lat jestem członkiem Rady Wydziału Mechatroniki, więc znane mi były zasady pracy w organach kolegialnych. Nie raz przyszło mi protokołować posiedzenie, kiedy zastępowałam sekretarza, ale to na wydziale. Senat to było duże wyzwanie. Nie znałam bowiem wszystkich członków, ich osobowości  oraz  czym konkretnie zajmują się w swojej działalności naukowej i organizacyjnej. Zastanawiałam się np. czy milej widziany będzie protokół skrótowy czy raczej stenogram z posiedzenia? Jakie wymagania co do tego dokumentu ma Rektor? Ponieważ członkowie Senatu często operują skrótami, niezbędna okazała się orientacja w sprawach uczelni, aby później móc wpleść to w treść protokołu.  

Zanim cokolwiek zapisałam, co dana osoba powiedziała, musiałam sprawdzić np. o jakim projekcie mówiła, jaka jest jego istota. Niektórym osobom zależało, aby ich wypowiedzi były wiernie cytowane. Z czasem udało się wypracować reguły współpracy.

Jakie cechy osobowości są przydatne przy takiej funkcji?

Mnie pomogła otwartość, łatwość w nawiązywaniu kontaktów. Na pewno też ciekawość. Staram się dużo czytać i patrzeć, co się dzieje w Politechnice, co się zmieniło. Dzięki temu orientuję się w sprawach uczelni. Ważne jest również indywidualne podejście. Dla każdego inne kwestie się liczą, a dany głos trzeba tak zanotować, aby odpowiednio wybrzmiał, zgodnie z intencją. Czasem muszę wypowiedź dostosować albo załagodzić, ale jednocześnie nie mogę zatracić przekazu. I chyba mi się to udaje. Już nie raz słyszałam: „Bardzo dobrze to Pani ujęła” (śmiech).

Czy łączenie pracy w Senacie i na Wydziale jest trudne, wymagające?

Na pewno wymagało to przeorganizowania pracy dziekanatu. Zespół ma więcej obowiązków. Nie jestem tylko Sekretarzem Senatu, ale też jego członkiem. Poza tym pracuję w Komisji ds. Kształcenia, Komisji ds. Etyki Zawodowej, Rektorskiej Komisji ds. Standaryzacji Procesów Obsługi i Dokumentowania Toku Studiów, a także Rektorskiej Komisji ds. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Mój zespół jest bardzo samodzielny. Pracownicy wiedzą, że mają swobodę w przedstawianiu swoich pomysłów, nowych rozwiązań. Później pomagam im w szczegółach, kwestiach organizacyjnych. Najważniejsze jest zaufanie.

W Pani głosie słychać ogromny entuzjazm. Chyba lubi Pani to, co robi…

Bardzo. Bardzo lubię Wydział Mechatroniki. Zżyłam się z ludźmi i identyfikuję się z Politechniką. Tutaj poznałam męża. Z dziećmi chodzimy na koncerty organizowane przez uczelnię, do Muzeum PW, przyprowadzałam ich klasy, żeby poznały Politechnikę. Staram się ją promować.

Bardzo ważne jest również pootrzymywanie tradycji akademickich oraz pamięci  o naszych poprzednikach. Na Wydziale organizuję zjazdy absolwentów oraz coroczne spotkania kadry naukowo-dydaktycznej, pracowników administracji i obsługi i doktorantów - tzw. Pikniki Dziekana.

W ciągu 25 lat w uczelni spotkało Panią na pewno wiele miłych sytuacji. Jedną z nich było otrzymanie w 2018 r. odznaki „Zasłużony dla Politechniki Warszawskiej”. Jakie emocje Pani wówczas towarzyszyły?

Z Politechniką Warszawską jestem związana od początku mojej kariery zawodowej i otrzymanie odznaki z rąk Rektora PW prof. Jana Szmidta, przy takich gościach, było bardzo wzruszające. Kiedy przeczytałam uzasadnienie wyróżnienia, stwierdziłam, że naprawdę trochę tutaj zrobiłam. Mój zespół też bardzo się cieszył, że poprzez wyróżnienie mojej osoby dostrzeżono pracę „Pań z dziekanatu”.

Rozmawiał: Bartosz Matejko