Projekt wdrożenia systemu USOS w PW początkowo był pomyślany jedynie jako pilotaż wdrożenia późniejszego powszechnego wdrożenia i wstępnie dotyczył trzech jednostek organizacyjnych, które zostały do tego wskazane w roku 2012. Posiadały one tak przestarzałe rozwiązania dokumentowania toku studiów, sięgające korzeniami roku 1990, że zaburzało to efektywną obsługę tego procesu.

W czasie pierwszego roku trwania projektu do pilotażowego wdrożenia systemu USOS przystąpiły kolejne jednostki organizacyjne PW. System został ostatecznie wdrożony na 5 wydziałach. Równocześnie wydziały te szybko stały się siłą napędową do rozwoju i wdrażania kolejnych funkcjonalności systemu USOS.

Szeroka funkcjonalność USOS, jego elastyczność, doświadczenia z wykorzystywania przez ponad 50 polskich uczelni, możliwość raportowania do systemów ministerialnych i GUS oraz możliwość integracji z systemem SAP sprawiły, że pod koniec roku 2013 zdecydowano wdrożyć w całej Politechnice tzw. Moduł Centralny (CM USOS) zbierający i konsolidujący podstawowe informacje o toku studiów oraz wspierający system SAP w obsłudze stypendiów i płatności za usługi edukacyjne, tzw. rozrachunków studenckich.

Od lewej: dr hab. inż. Janusz Zawiła-Niedźwiecki, Dyrektor Centrum Informatyzacji PW, Pełnomocnik Rektora ds.Informatyzacji, prof. Krzysztof Lewenstein, Prorektor ds. Studiów PW podczas zebrania Komitetu Sterującego USOS

Wdrożenie tak założonej funkcjonalności spowodowało konieczność dokonania szeregu zmian w działaniu dotychczasowych systemów informatycznych oraz uporządkowania danych, które były w nich przetwarzane. W wyniku tych działań dokonano:

• Rozdzielenia (na potrzeby ministerialnego systemu statystyk akademickich POL-on ) programów kształcenia na edycje zgodne z KRK oraz te, które rozpoczęto przed wprowadzeniem KRK;
• Przygotowania i zweryfikowania słowników kierunków, specjalności, programów i etapów studiów;
• Uporządkowania danych dotyczących toku studiów studentów w systemie Ewista;
• Migracji danych z systemu Ewista do systemu CM USOS oraz wyłączenia z dalszej eksploatacji systemu Ewista;
• Migracji danych z systemu OptiCamp (obsługa ELS i ELD) do systemu CM USOS oraz wyłączenia z dalszej eksploatacji OptiCamp;
• Rozbudowy systemu CM USOS o dodatkowe funkcjonalności (m.in. zarządzanie tożsamością w sieci PW WiFi, wydruk dyplomów i odpisów dyplomów w szablonach obowiązujących w PW);
• Dostosowania raportów/wydruków systemu CM USOS do wymagań PW;
• Rozbudowy systemu Rekrutacja PW służącego do obsługi zapisów i kwalifikowania kandydatów na studia o rekrutację na studia III stopnia oraz studia podyplomowe;
• Integracji systemu CM USOS z systemem Rekrutacja PW;
• Przygotowania do automatyzacji tworzenia kont w systemie USOSWeb w oparciu o dane z systemu Rekrutacja PW;
• Uruchomienia modułu Archiwum Prac Dyplomowych – narzędzia wspomagającego dokumentowanie procesu dyplomowania (rozpoczęto od Wydziału Architektury);
• Uruchomienia modułu Planista – narzędzia do planowania zajęć dydaktycznych (rozpoczęto od Wydziału Matematyki i Nauk Informacyjnych);
• Przygotowania interfejsu CM USOS do wymiany danych z systemem Akademik;
• Przeszkolenia ponad 120 pracowników dziekanatów z obsługi CM USOS w zakresie dotychczasowej funkcjonalności systemu Ewista i podstawowej funkcjonalność ewidencji słuchaczy studiów podyplomowych;
• Przygotowania interfejsu, opartego na webserwisach, do zasilania systemu CM USOS danymi rejestracyjnymi i danymi do POL-on przez systemy wydziałowe;
• Przygotowania narzędzi do importu plików z systemów wydziałowych do Systemu USOS z danymi rejestracyjnymi i danymi do POL-on;
• Pilotażowego uruchomienia modułu zapisywania na zajęcia z wychowania fizycznego dla studentów I roku studiów (polem doświadczalnym był Wydział Samochodów i Maszyn Roboczych);
• Pilotażowych przeprowadzenia zapisów na zajęcia wszystkich studentów wybranej jednostki organizacyjnej (polem doświadczalnym był Wydział Architektury);
• Rozpoczęcia prac nad obsługą zleceń dydaktycznych oraz ich rozliczeń.

Poniższy schemat przedstawia kluczowe kamienie milowe projektu CM USOS:

• Aktualnie z Centralnego Modułu USOS korzysta już ponad 300 użytkowników.

W trakcie realizacji projektu wystąpiła potrzeba przeprowadzenia szeregu dodatkowych prac, które nie były przewidziane planach, jak i konieczność zastąpienia niezidentyfikowanych wcześniej mniejszych systemów, czy wprowadzenia nowych funkcjonalności niezbędnych do uruchomienia CM USOS. Wykonanie tych wszystkich czynności było konieczne do osiągnięcia celu głównego – przygotowania rozwiązania do uruchomienia rozrachunków studenckich w połączeniu z systemem SAP FICA. Oba zintegrowane systemy stanowić będą podstawową platformę informatycznego wsparcia zarządzania uczelnią.

W związku ze zmianą wymagań prawnych stawianych uczelniom, w szczególności w kwestii rozszerzenia zakresu raportowania, zaszła konieczność rozbudowy zamierzeń projektowych. Podjęto między innymi decyzję o dalszym wzbogacaniu oferty funkcjonalności dla jednostek organizacyjnych korzystających z systemu USOS w zakresie obsługi toku studiów oraz o wdrożeniu modułów Informator ECTS oraz Archiwum Prac Dyplomowych we wszystkich pozostałych jednostkach PW. Prace te pozwolą na wprowadzenie systemu USOS jako jednolitej platformy obsługi toku studiów w PW, umożliwiającej automatyczne raportowanie do instytucji zewnętrznych (zwłaszcza do systemu POL-on) i wymianę danych z systemem SAP.

Wszystkie uzyskane do tej pory doświadczenia projektowe, jak i opinie użytkowników wskazują, że system USOS może doskonale spełniać oczekiwania stawiane przez kierownictwo Uczelni systemom centralnym. Dlatego też prace związane z wdrożeniem systemu USOS będą kontynuowane i aktywnie wspierane przez kierownictwo Uczelni.