W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele władz Uczelni, reprezentanci firm doradczych: Abile i Quercus, przedstawiciele firmy wdrożeniowej SI-Consulting, a także reprezentanci merytorycznych działów administracji centralnej i wydziałów Politechniki Warszawskiej, w sumie ponad 100 osób.

Spotkanie było następstwem podpisania w dniu 31 stycznia br. umowy z wykonawcą wdrożenia – firmą SI-Consulting, która specjalizuje się w świadczeniu usług związanych z systemami SAP. SI-Consulting ma w swoim dorobku blisko 100 wdrożeń, w tym również w niepublicznych uczelniach wyższych. Istnieją zatem podstawy, aby sądzić, że firma dysponuje odpowiednim potencjałem do realizacji tego złożonego przedsięwzięcia, słowem "leci z nami pilot".

Otwierając spotkanie prof. Jan Szmidt, Rektor Politechniki Warszawskiej przedstawił oczekiwania Uczelni wobec systemu oraz podkreślił znaczenie przedsięwzięcia dla społeczności PW, nie tylko pracowników, ale i studentów. W końcowej części swojego wystąpienia JM Rektor zaapelował o dołożenie wszelkich starań w celu realizacji projektu zgodnie z założonym harmonogramem i zapewnił, że projekt jest w centrum uwagi władz Uczelni.

W części roboczej spotkania kierownik projektu – Pan Gabriel Matus przedstawił podsumowanie zrealizowanych do tej pory prac, strukturę organizacyjną projektu oraz zadania i obowiązki poszczególnych uczestników projektu. Przedstawiciele firmy SI-Consulting przedstawili zespół konsultantów odpowiedzialny za wdrożenie systemu SAP w tym.

Następnie kierownik projektu zaprezentował zasady współpracy zespołów roboczych, plan realizacji dalszych kroków wdrożenia i daty osiągnięcia wyznaczonych celów projektu (vide schemat).

Pozostałe do wykonania prace są podzielone na etapy III i IV. W etapie III zostanie wdrożona podstawowa funkcjonalność modułów finansowych, która od 1 lipca br. umożliwi rejestrowanie w systemie zdarzeń gospodarczych. Z kolei w ramach etapu IV, z początkiem października, uruchomiona zostanie funkcjonalność zarządzania rozrachunkami studenckimi w połączeniu z wdrożeniem Centralnego Modułu systemu ewidencji toku studiów USOS, a na koniec roku planowane jest uruchomienie hurtowni danych finansowych, która umożliwi generowanie raportów i analiz zarządczych.

Wychodząc naprzeciw słowom Pana Rektora zaprezentowano niektóre z korzyści, jakie Politechnika osiągnie w wyniku wdrożenia systemu SAP:

• efektywne uzyskiwanie informacji finansowych z jednostek PW,
• skrócenie czasu powstawania i zwiększenie zakresu raportów analitycznych, planistycznych i finansowych,
• poprawa bezpieczeństwa i integralności przetwarzanych danych,
• centralizacja zasobów informacyjnych związanych z finansami, mieniem PW i obsługą rozrachunków studenckich,
• zapewnienie dostępu do aktualnych danych finansowych i zarządczych przez budowę zintegrowanego systemu zarządzania klasy ERP.

Spotkanie przebiegało w sposób interaktywny. Przybyli goście i interesariusze projektu na bieżąco zadawali pytania dotyczące sposobu realizacji projektu i przyjętych założeń.
Podsumowując spotkanie, Pan Gabriel Matus spuentował, że droga do sukcesu to seria pojedynczych kroków wskazując jednocześnie najbliższe zadania w ramach realizacji wdrożenia:

• konfiguracja systemu SAP,
• przygotowanie danych do migracji testowej,
• opracowanie i uzgodnienie scenariuszy testowych.

Na łamach Biuletynu Politechniki Warszawskiej pisaliśmy już o systemie SAP-FI TUTAJ. Fotorelację ze spotkania dostępna jest TUTAJ.

_{Opracował: Gabriel Matus, kierownik projektu SAP-FI}