Zgodnie z Uchwałą Senatu wszystko to, co zostało opublikowane począwszy od 1 stycznia 2013 r. powinno być zarejestrowane w Bazie Wiedzy, łącznie z pełnymi plikami cyfrowym. A że marzec jest dla wielu instytucji okresem sprawozdań i podsumowań roku minionego, warto w tym czasie zajrzeć do Bazy Wiedzy PW: http://repo.bg.pw.edu.pl/, w której gromadzone są publikacje pracowników Uczelni, prace dyplomowe i doktoraty, stanowiące jednocześnie element dorobku promotora. – Dane do bazy wprowadzają uprawnieni do tego redaktorzy wydziałowi, ale to każdy autor powinien sam sprawdzić, czy jego publikacje zostały zarejestrowane i czy osoba wpisująca je do bazy nie popełniła błędów – mówi mgr Jolanta Stępniak, dyrektor BG PW.  

Jak dalece istotny jest stopień szczegółowości we wpisywaniu danych, możemy choćby przekonać się, gdy publikacja nie będzie powiązana z naszym nazwiskiem lub zamiast 40 punktów według listy MNiSW otrzymamy ich zero. – A przecież suma punktów uzyskana w okresie sprawozdawczym ma potem odzwierciedlenie w wysokości przyznanej wydziałowi dotacji i przy podziale środków w jednostce. Szczególnie w tym ostatnim przypadku ważne jest, aby autorstwo pracy było przypisane właściwej osobie. Na pewno łatwiej autor dostrzeże te błędy, niż redaktor, który odpowiada za wpisanie wielu publikacji. Zachęcam do sprawdzania – dodaje dyrektor Biblioteki. W rozmowie z Biuletynem wskazuje także na istniejące rodzaje błędów uniemożliwiające właściwe powiązania. Są to np. literówki, dodatkowe spacje, lecz także odręczne wpisywanie tytułów zamiast pobierania ich z bazy.

Co ważne, jeśli autorowi zależy na wzroście liczby cytowań, powinien on jak najszybciej przekazać do wprowadzenia plik cyfrowy zawierający pełny tekst publikacji. Dzięki temu redaktorzy mają szansę uniknąć spiętrzenia prac w okresie sprawozdawczym, a tekst może szybciej dotrzeć do większej liczby odbiorców. Im więcej publikacji danego autora jest w bazie, tym więcej informacji o jego obszarze specjalizacji i jego jednostki może być przetworzonych. W efekcie nie tylko lepiej dookreślone są tagi informujące o obszarach specjalizacji, ale jednocześnie powstaje bardziej kompletna informacja dla otoczenia Uczelni, w tym instytucji naukowych, czy jednostek gospodarki, które mogą być zainteresowane wdrożeniami w ściśle określonych obszarach. – Nie ma podstaw do obaw o prawo do zamieszczania pełnych tekstów w repozytorium, gdyż zdecydowana większość wydawców na to pozwala, określając tylko zwykle okres karencji na udostępnianie tych treści (system zapewnia możliwość spełnienia tego warunku). W przypadku wątpliwości można się zgłosić do redaktora wydziałowego lub bezpośrednio do Biblioteki Głównej (e-mail: repozytorium@bg.pw.edu.pl lub tel. w. 6074), gdzie można uzyskać pomoc w tej i innych sprawach związanych z Bazą Wiedzy PW i funkcjonującym w niej uczelnianym repozytorium – dopełnia informację mgr Jolanta Stępniak.

A jaka przyszłość czeka nasze repozytorium? Niewątpliwie rozwijać się będzie baza osobowa. – Im więcej różnorodnych danych w Bazie Wiedzy PW, tym pełniejszy obraz naszej uczelni, jej jednostek i każdego z nas. Zachęcam pracowników uczelni do aktualizacji także swoich danych kontaktowych w bazie (e-mail, telefon, godziny dyżurów), zamieszczania krótkiej informacji o własnym dorobku, w tym o różnych obszarach aktywności (redagowanie czasopism, przewodniczenie różnym gremiom), a nawet do zamieszczenia fotografii. Aktualność tych danych to jak zamieszczenie w Internecie wizytówki służbowej - najprostszy sposób na umożliwienie kontaktów dla osób zainteresowanych współpraca. To również wygodna, zawsze dostępna ściągawka dla każdego, kto chwilowo nie ma dostępu do własnych dokumentów, a pilne potrzebuje informacji o tym, od kiedy pełni konkretne funkcje – kontynuuje dyrektor BG. I dodaje – Należy też przypomnieć, że Baza Wiedzy PW jest źródłem danych do sprawozdania Rektora w zakresie liczby i typów publikacji w układzie według poszczególnych jednostek PW. Na uzupełnienie danych do sprawozdania za 2014 roku czekamy do końca marca. W połowie kwietnia raporty z zawartości bazy otrzymają do wiadomości Dziekani, a wkrótce potem Rektor. Do dotrzymywania terminów sprawozdań mobilizuje także system POL-on. Wiele wskazuje na to, że w sierpniu z Bazy Wiedzy PW będą eksportowane do systemu POL-on dane o publikacjach autorów z PW za lata 2013-2014. Już dziś warto więc poprawiać, uzupełniać i aktualizować informacje, które wkrótce będą elementem oceny wydziałów i Uczelni.

Co ciekawe, repozytorium Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej funkcjonuje w ramach autorskiego oprogramowania naszej Uczelni opracowanego przez pracowników Instytutu Informatyki Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych. Jest ono nieodpłatnie udostępniane innym jednostkom naukowym, w tym szkołom wyższym. Z siedmioma placówkami zostały już podpisane umowy, a kolejnych kilkanaście jest przygotowywanych. Wszystkie te jednostki korzystają z oprogramowania bezpłatnie, podczas gdy aktualizacje, pomoc we wdrożeniach i szkolenia są dostępne w ramach płatnych umów licencyjnych. Usługi te oferują Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych oraz Biblioteka Główna.

Biblioteka PW pragnie rozwijać różnorodne kanały komunikacji ze swoimi Czytelnikami. Takim pomysłem, choć nie do końca jeszcze wyeksploatowanym, jest system zdalnej prezentacji informacji zw. Binfo, którego monitory zlokalizowane są m.in. obok Biura Rekrutacji czy w filiach BG. Niemniej już niebawem czeka nas prawdziwa niespodzianka. I choć nie będzie to 100 Binfo monitorów, zamiast nich obejrzymy wystawę składającą się ze 100 plansz z sylwetkami 100 wybitnych profesorów PW okresu między- i powojennego, która urozmaici krajobraz 100-lecia Odnowienia Tradycji Politechniki Warszawskiej. I to dosłownie. – Naszym marzeniem jest powieszenie tych plansz na ogrodzeniu Politechniki, tak aby cała Warszawa widziała że mamy 100-lecie. Już wiemy, że jeżeli przedstawimy plansze konserwatorowi, a ten nie stwierdzi uchybień, to jest taka szansa. Wystawę chcielibyśmy wyeksponować na początku czerwca. Oprócz tego opracowujemy pełnotekstowe bibliografie bohaterów wernisażu, odszukując ich teksty i zamieszczając je w wersji cyfrowej. W ten sposób wypromujemy osiągniecia tamtego okresu w naszej Politechnice – mówi dyrektor BG PW.

A już w kwietniu… 21-ego Biblioteka zaprasza na wernisaż wystawy: Wąskie linie znów. Kres kolei wąskotorowych PKP w obiektywie humanisty. Z tej okazji odbędzie się prezentacja fotografii Piotra Wiesława Rudzkiego (doktorant na Uniwersytecie Gdańskim) i jego kultowej książki „Wąskie linie snów”. Wydarzenie urozmaici tematyczny video-art – autorstwa Anny Marii Boros.

Rozmawiała: Izabela Koptoń-Ryniec

Podobne materiały:

Badanie satysfakcji użytkowników bibliotek PW
Wystawa planszowa Biblioteki Głównej na 100-lecie obchodów Odnowienia Tradycji PW
Ogólnouczelniany system ewidencji dorobku REPO