Dawniej obowiązek taki był realizowany głównie wobec Głównego Urzędu Statystycznego. Natomiast od kilku lat jest rozwijany specjalny system informacji o szkolnictwie wyższym prowadzony przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, znany pod nazwą POL-on. Zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym uczelnie mają obowiązek dostosowywania swych rozwiązań i korzystania z tego systemu. Gromadzone w nim dane wspierają pracę MNiSW, GUS i Centralnej Komisji do spraw Stopni i Tytułów.

Nie da się ukryć, że przejściowo system ten jest w pewnym sensie zmorą uczelni, które wraz z jego rozwijaniem (czyt. rozszerzania zakresu działania Uczelni poddawanego raportowaniu) muszą dostosowywać do niego wewnętrzne systemy ewidencji. W PW stał się równocześnie katalizatorem integrujących zmian i skłonił do poszukiwania rozwiązań scentralizowanej informatyki.
Najważniejszymi obszarami tematycznymi systemu POL-on są:

• podstawowe dane jednostek naukowych i uczelni wyższych;
• rejestr uprawnień do nadawania stopni naukowych przez jednostki uczelni wyższych oraz instytuty badawcze i naukowe;
• zestawienie uprawnień do prowadzenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu kształcenia;
• ogólnopolski wykaz studentów;
• rejestr pracowników naukowych i nauczycieli akademickich;
• sprawozdawczość uczelni;
• wykaz działalności upowszechniających naukę;
• rejestry nieruchomości, infrastruktury, laboratoriów i aparatury;
• wykaz patentów i dokonań;
• ankieta jednostki;
• system wyborczy CKdsST.

Zgodnie z zapowiedziami MNiSW oraz GUS od roku 2015 planowane jest raportowanie danych przez uczelnie już tylko za pośrednictwem POL-on, z którego dane do statystyki państwowej pobierze GUS. Oznacza to między innymi, że w odróżnieniu do dotychczasowych zasad, na podstawie danych z POL-on MNiSW dokona podziału dotacji dydaktycznej dla uczelni. Z tego właśnie powodu Politechnika Warszawska postanowiła zastąpić dotychczasowy system ewidencji studentów EWISTA nowoczesnym systemem ewidencji toku studiów USOS (wspólny dla wszystkich wydziałów na poziomie centralnym, niezależnie od zróżnicowanych rozwiązań w poszczególnych jednostkach). O systemie USOS pisaliśmy TUTAJ. Po wdrożeniu Centralnego Modułu Systemu USOS w PW możliwy będzie bezpośredni transfer danych o studentach i pracownikach do systemu POL-on.

Nowe zadania wyznaczają nowe obowiązki całej Uczelni oraz poszczególnych jej jednostek. Dlatego też bieżący rok kalendarzowy jest wyjątkowo trudny dla wszystkich pracowników administracyjnych PW, trwają bowiem intensywne prace nad wdrożeniem wszystkich rozwiązań wymaganych opisaną wyżej sytuacją. Na koniec musimy także zadbać o spójność danych, aby te w systemie POL-on były np. takie same jak podawane w Biuletynie Informacji Publicznej PW.

Niestety tylko niewielki zakres informacji zebranych w systemie POL-on udostępniany jest publicznie. Uczelnie są zgodne w tym, że zasoby danych zgromadzone w repozytorium systemu POL-on powinny stać się bazą danych dostępnych powszechnie. W szczególności apelujemy o utworzenie specjalnego portalu udostępniającego te dane. W przypadku PW dzięki takiemu rozwiązaniu:

• usprawniona zostałaby komunikacja pomiędzy:
  • kierownictwem PW a jej jednostkami;
  • PW a podmiotami gospodarczymi;
  • PW a MNiSW, GUS i CKdsST;
• część danych byłaby dostępna zainteresowanym stronom bez potrzeby długiej drogi formalnej;
• ułatwiona zostałaby realizacja dalszych projektów.

_{Opracował: Jakub Dębicki, odpowiedzialny w Centrum Informatyzacji PW za współpracę z systemem POL-on}