Oba systemy umożliwiają jednolite raportowanie do POL-on. CM USOS obejmuje dane studentów, system SAP – dane dotyczące minimów kadrowych. CM USOS docelowo zastąpi obecny system ewidencji studentów Ewista oraz system Stypendia. CM USOS i SAP będą zintegrowane poprzez moduł rozrachunków ze studentami SAP FICA w zakresie obsługi płatności studenckich oraz stypendiów. O systemie SAP pisaliśmy więcej TUTAJ, a o systemie USOS TUTAJ.

Już niebawem, każdy student Politechniki Warszawskiej będzie posiadał indywidualne, wirtualne konto służące do rozliczeń wpłat za usługi dydaktyczne. Zostanie ono związane z wydziałem macierzystym, co oznacza, że student pobierający naukę równocześnie na dwóch wydziałach, będzie posiadał dwa odrębne konta wirtualne. Dodatkowo, każdy student wejdzie w posiadanie jednego numeru rachunku do rozliczeń opłat za domy studenckie. Numery rachunków wirtualnych będą dostępne w serwisie USOSWeb, który jest częścią składową systemu USOS. Dzięki temu serwisowi studenci zapoznają się z bieżącym stanem należności oraz informacjami na temat przyznanych stypendiów. W przyszłości planowane jest także uruchomienie modułu składania różnego rodzaju wniosków on-line, w tym wniosków o przyznanie stypendiów.

W szczególności system USOSWeb ma stanowić:

• platformę informacyjną dla studentów w zakresie:

- numerów kont, na które studenci powinni uiszczać opłaty,
- należności,
- przyznanych stypendiów,
- informacji o toku studiów, np. zdobyte punkty ECTS, przedmioty i zajęcia, na które student uczęszcza, zdobyte oceny, pozycja w rankingu studentów (w przypadku wydziałów korzystających z systemu USOS do kompleksowej obsługi toku studiów),

• narzędzie do aktualizacji numeru konta bankowego przez studenta (do realizacji wypłat stypendiów).

Główne założenia dotyczące podziału funkcjonalności między systemami CM USOS i SAP FICA ustalone zostały następująco:

• CM USOS

- stanowi spójną bazę studentów i doktorantów PW,
- zapewnia platformę informacyjną dla pracowników dziekanatu/studentów o stanach należności/przyznanych stypendiach,
- służy do raportowania do POL-on,
- zastępuje systemy Ewista oraz Stypendia.

• SAP FICA:

- obsługuje procesy finansowo-księgowe,
- stanowi system raportowy dotyczący finansów.

Integracja systemów CM USOS i SAP wymaga zapewnienia przepływu danych między tymi systemami. Dlatego też przyjęty został następujący szczegółowy podział funkcjonalności między systemami CM USOS i SAP FICA.

System CM USOS:

• tworzy opis studenta w SAP FICA,
• aktualizuje dane podstawowe studenta w SAP FICA (imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, PESEL,…),
• tworzy konta umów,
• przekazuje do SAP naliczenia należności,
• przekazuje do SAP listy stypendialne,
• otrzymuje od SAP informacje o aktualnych stanach należności, wpłat i dokonanych wypłatach stypendiów.

System SAP FICA:

• przechowuje naliczone należności,
• dokonuje rozksięgowania wyciągów bankowych na podstawie kont wirtualnych,
• rozlicza wczytane wpłaty z należnościami,
• nalicza odsetki,
• umożliwia dokonanie korekt i wycofanie rozliczeń i transakcji,
• umożliwia wystawianie faktur oraz faktur korygujących,
• umożliwia dokonanie rozłożenia należności na raty,
• księguje listy stypendialne,
• dokonuje ewentualnych potrąceń przed wypłatą stypendiów,
• generuje monity w przypadku należności przeterminowanych,
• wykonuje księgowania w FI.

Planowane efekty wdrożenia systemów CM USOS i SAP

Wdrożenie zintegrowanych systemów SAP i CM USOS usprawni mechanizmy w zakresie prowadzenia rozrachunków ze studentami oraz umożliwi spójne raportowanie do systemu POL-on i innych instytucji zewnętrznych oraz na potrzeby podejmowania decyzji przez Władze Uczelni. Proces ten umożliwią narzędzia klasy Business Intelligence (nowoczesne narzędzia analizy i raportowania). Realizacja projektów pozwoli ujednolicić procesy związane z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych Politechniki Warszawskiej oraz usprawni realizację procesów z poziomu jednej zintegrowanej platformy informatycznej. Ponadto stanowić będzie jednolite wsparcie dla procesów związanych z działalnością dydaktyczną Uczelni oraz sprawami studenckimi. Działania te pozwolą na eliminację przestarzałych systemów informatycznych, ujednolicenie procesów obsługi toków studiów, uwzględniając centralne zarządzanie danymi studenckimi. Ich efekty zaczniemy odczuwać stopniowo, na przestrzeni najbliższego roku akademickiego.