Pierwszy etap wdrażania rozpoczęto w czerwcu tego roku. System finansowy w uproszczeniu nazywany jest SAP-FI. Projekt jest współfinansowany ze środków unijnych (w ramach szerszego projektu „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki), co narzuca określone ograniczenia i wpływa na strukturę zaplanowanych działań.

Prace organizacyjne przygotowania projektu (pozyskanie środków zewnętrznych, uzgodnienie generalnych wytycznych, zaplanowanie struktury organizacyjnej projektu) zaczęły się jeszcze w roku 2011, zaś pomysł tego typu systemu w tej technologii jest jeszcze starszy. Na początku 2013 roku przeprowadzono przetarg na wybór firmy, która doradczo wspiera Politechnikę w przygotowaniu szczegółowych założeń. Do tego zadania wybrano konsorcjum dwu spółek – Abile sp. z o.o. i Quercus sp. z o.o. Rola ich wynika z nietypowego w praktyce prowadzenia projektów w naszej uczelni, podziału wykonawców na Doradcę i Wykonawcę wdrożenia. Zazwyczaj Politechnika wybiera konwencję „zaprojektuj, doradzaj i wdrażaj”, czyli decyduje się na tylko jednego partnera.

W projekcie SAP-FI pierwszym zadaniem Doradcy jest przygotowanie z pionem finansowym administracji centralnej tzw. Dokumentu Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia. To zadanie jest właśnie na ukończeniu. Kolejnym będzie pomoc w przeprowadzeniu przetargu na wyłonienie firmy, która będzie wykonawcą wdrożenia. Ogłoszenie przetargu nastąpi na początku listopada. Wybór będzie się odbywać w trybie określonym ustawą o zamówieniach publicznych, co wymusza pewien reżim formalny (zakres specyfikacji przetargowej i obowiązkowe kroki postępowania przetargowego) oraz przestrzeganie wymaganych terminów. Tym samym podpisania umowy z wyłonionym Wykonawcą należy spodziewać się dopiero w styczniu.

Warto zwrócić uwagę na specyfikę prowadzenia projektów tego rodzaju. System SAP-FI jest rozwiązaniem gotowym, programowanie uczelnia stara się ograniczać do niezbędnego minimum. Tym niemniej wymaga on starannego sparametryzowania, bowiem ideowo jest przeznaczony do obsługi firm o właściwie dowolnym charakterze działalności. Przygotowanie wdrożenia systemu obejmuje też bardzo szczegółowe opisanie procesów (i wymagań funkcjonalnych), jakie składają się na funkcje wypełniane przez nasz pion finansowy. Dlatego też gros prac jest wykonywanych właśnie przez pracowników pionu finansowego, a Doradca jest tylko i aż, bo jego doświadczenie jest dla nas bardzo cenne, doradcą. W implementacji tego typu systemów konieczne jest pełne zaangażowanie pracowników Zamawiającego z tych działów, które z systemu mają korzystać. Opracowane przez nich, na bazie ograniczonej przecież wiedzy o SAP, wymagania są następnie przekładane przez Doradców na język systemu z uwzględnieniem możliwości jego architektury i logiki.

W związku z tym na dotychczasowym etapie prac po stronie pionu finansowego formalnie zaangażowanych w projekt było około 100 osób podzielonych na 12 zespołów problemowych. Tym niemniej nie ma już prawdopodobnie ani jednej osoby w tym pionie, która nie wzięłaby udziału w jakimś fragmencie projektu. Potwierdza to podstawową zasadę nowoczesnego zarządzania projektami, że tylko formalnie funkcjonuje podział na zamawiającego i wykonawcę, a faktycznie projekt jest wspólnie prowadzony przez obie strony i postawa każdej z nich w równym stopniu decyduje o jego powodzeniu. Dotychczasowa praca naszych finansistów daje obiecujący rezultat.

dr inż. Janusz Zawiła-Niedźwiecki
Pełnomocnik Rektora ds.Informatyzacji PW