Serwis korzysta z Centralnego Systemu Uwierzytelniania USOS, a więc użytkownicy serwisu USOSWeb mogą korzystać z APD z użyciem dotychczasowych loginów i haseł.

APD będzie pilotażowo używane na Wydziale Architektury już w semestrze letnim roku akademickiego 2013/2014 jako narzędzie wspomagające obsługę obron prac inżynierskich i magisterskich.

Archiwum Prac Dyplomowych (APD) jest jednym z wielu serwisów internetowych pracujących w ramach USOS. Aplikacja ta pełni rolę katalogu i repozytorium elektronicznych wersji prac dyplomowych powstających na uczelni. Wraz z każdą pracą przechowywane są powiązane z nią szczegółowe informacje, takie jak: nazwiska promotorów kierujących pracami (określanych w APD mianem opiekunów prac) i recenzentów, słowa kluczowe, streszczenia prac oraz recenzje i oceny prac.

Proces obsługi pracy dyplomowej w APD

Zasadniczą funkcją serwisu APD, oprócz udostępniania prac, jest wspomaganie procedury ich składania i archiwizacji w systemie. W czynności te zaangażowanych jest kilka osób (autorzy, opiekunowie pracy, recenzenci), które na określonych etapach obsługi pracy mają obowiązek wykonania pewnych zadań. APD pomaga skoordynować i ułatwia te działania definiując proces obsługi prac, składający się z wykonywanych przez kolejne osoby kilku kroków, którego przejście jest konieczne do poprawnego zarchiwizowana pracy dyplomowej w systemie:

Krok 1 - Wpisanie danych pracy
W tym kroku kontrolę nad procesem przejmuje autor (lub autorzy, jeśli praca jest pisana przez więcej niż jedną osobę), którego zadaniem jest uzupełnienie danych pracy. Autor powinien wybrać język, w jakim napisano pracę, a następnie wpisać w tym języku tytuł, słowa kluczowe oraz streszczenie. Jeżeli oryginalny język pracy jest inny niż polski lub angielski, to konieczne jest dodatkowo uzupełnienie danych pracy także w tych językach. Gdy wymienione dane zostaną wprowadzone, autor pracy przechodzi do kolejnego kroku.

Krok 2 - Przesłanie plików z pracą
Dodawanie pliku pracy odbywa się przez wypełnienie formularza dla pliku danego rodzaju (plikiem pracy może by faktyczny plik, adres URL lub tekstowy opis miejsca fizycznego występowania pracy). W APD można zdefiniować typy akceptowanych plików oraz ich maksymalne rozmiary. Aktualnie przyjęto ograniczenie formatu wgrywanych prac do plików PDF. Po przesłaniu plików z pracą, następuje kolejny krok.

Krok 3 - Akceptacja danych
Na tym etapie sterowanie procesem przejmuje opiekun pracy. Jego zadaniem jest sprawdzenie wprowadzonych przez autora pracy danych i wysłanych plików, a następnie wykonanie jednej z dwóch czynności: przekazanie pracy z powrotem do początku właściwego procesu obsługi (w celu poprawienia przez studenta danych i plików) lub akceptacja i przejście do kroku następnego. W przypadku akceptacji, praca posiadająca pliki zyskuje status zarchiwizowana. Po zarchiwizowaniu pracy uruchamiany jest kolejny etap procesu.

Krok 4 -Wystawianie recenzji
W tym kroku do procesu włączają się przypisani do pracy recenzenci. Zadaniem każdego z nich jest wystawienie recenzji wszystkim autorom pracy. Zwykle jednym z recenzentów jest także opiekun pracy. APD umożliwia zdefiniowanie szablonów recenzji dla poszczególnych typów prac. Oznacza to, że każdy wydział może utworzyć zestaw własnych szablonów używanych do recenzowania prac licencjackich, inżynierskich, magisterskich i doktorskich. Wystawienie recenzji polega na wypełnieniu formularza zawierającego zdefiniowane pytania oraz na ostatecznej ocenie pracy zgodnie z ustaloną skalą ocen. Po wystawieniu wszystkich recenzji, pracy może zostać automatycznie przypisany status „Praca gotowa do obrony”. Możliwe jest również pozostawienie tej czynności opiekunowi pracy.

Krok 5 - Praca gotowa do obrony
Praca posiadająca ten status została zarchiwizowana oraz zrecenzowana. Recenzje są widoczne w systemie USOS, a dane o pracy zgromadzone w trakcie procesu ułatwiają przygotowanie dokumentów niezbędnych do obrony pracy dyplomowej. Po zdefiniowaniu przez pracowników dziekanatu składu komisji egzaminacyjnej oraz daty i miejsca obrony pracy, w APD prezentowane są powyższe informacje osobom zaangażowanym w obronę pracy.

Katalog prac

Archiwum Prac Dyplomowych umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie prac dyplomowych, a także wyszukiwanie osób powiązanych z tymi pracami (autorzy prac, promotorzy, recenzenci, członkowie komisji egzaminacyjnych). Czynności te realizowane są z użyciem wbudowanego w system katalogu. Wyszukiwanie prac może odbywać w trybie szybkim – APD odszukuje pracę na podstawie wpisanego fragmentu tytuły pracy:

Możliwe jest również użycie wyszukiwania zaawansowanego, które umożliwia przeszukiwania katalogu prac względem różnych kryteriów (np. rodzaj pracy, słowa kluczowe, autorzy):

Widoczność prac

Informacje dotyczące zdefiniowanych w systemie prac dyplomowych (autor, tytuł, słowa kluczowe, streszczenie) prezentowane są w katalogu wszystkim odwiedzającym stronę. Natomiast szerszy dostęp jest ograniczany. Jednym z parametrów, jakie mogą być określane na poziomie wydziału i rodzaju pracy jest dostęp do plików pracy. APD umożliwia określenie dostępności plików prac na czterech poziomach:

• widoczne tylko dla osób zaangażowanych w obronę – dostęp do plików pracy będą posiadali jedynie autor, opiekun oraz recenzenci;
• widoczne dla osób z jednostki, w której powstała praca – dostęp do plików pracy będą posiadali wszyscy studenci i pracownicy dydaktyczni wydziału, na którym praca została przygotowana;
• widoczne dla wszystkich zalogowanych – dostęp do plików pracy będą posiadali wszyscy studenci i pracownicy dydaktyczni Politechniki Warszawskiej posiadający konto w USOS;
• widoczne publicznie – dostęp do plików pracy nie będzie ograniczany.

Wystawione recenzje widoczne są zawsze jedynie dla osób zaangażowanych w obronę pracy (autorzy, opiekun pracy, recenzenci).

Planowany rozwój serwisu

W ramach dalszych prac planowane jest udostępnienie serwisu innym wydziałom korzystającym z systemu USOS oraz przygotowanie interfejsu wymiany danych z systemem Repozytorium PW.

_{Źródło: Marcin Drozd, Kierownik Projektu USOS}