Głównym zadaniem zespołu jest identyfikacja procesów administracyjnych oraz proponowanie i wdrażanie zmian prowadzących do usprawnienia działania PW, w tym likwidacji zbędnych, powtarzalnych czynności, a także ich decentralizacja. W tym celu zostanie opracowana mapa procesów administracyjnych, a w przyszłości zespół przeprowadzi szkolenia dla społeczności akademickiej w kontekście budowy holistycznego podejścia procesowego (najbliższe, dotyczące zarzadzania procesowego, już w lutym, więcej szczegółów wkrótce na stronie badawcza.pw.edu.pl).

Jednocześnie swoje prace rozpoczął zespół projektowy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. W pierwszej kolejności EZD obejmie takie obszary działalności uczelni jak obszar: kształcenia, komercjalizacji wyników badań oraz organizacji i zarządzania, w tym m.in.: zamówienia publiczne, e-instrukcja kancelaryjna, zarządzanie projektami i finanse. - Naszym zadaniem, jako Zespołu zarządzania procesowego, będzie facylitacja prac zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie systemu EZD, a następnie przeprowadzenie cyklu szkoleń i seminariów skierowanych do pracowników naszej uczelni – wyjaśnia profesor Agnieszka Bitkowska, przewodnicząca zespołu zarządzania procesowego, który w ramach projektu IDUB realizuje działanie D31. "Optymalizacja procesów administracyjnych poprzez wprowadzenie Zarządzania Procesowego ukierunkowanego głównie na projekty badawcze".

Współpraca z pracownikami

Obecnie zespół kontaktuje się z pracownikami zaangażowanymi w procesy administracyjne, by poznać schemat oraz sposób ich pracy. To oni w pierwszej kolejności będą zgłaszać swoje pomysły i przemyślania w zakresie doskonalenia istniejących procesów administracyjnych.

– Zamierzamy budować sprawną komunikację oraz świadomość procesową wśród pracowników Politechniki Warszawskiej. Liczymy na współpracę i zaangażowanie naszych pracowników – mówi prof. Bitkowska.

Dzięki współpracy z pracownikami uczelni będzie można przejść do kolejnego etapu pracy, czyli optymalizacji procesów administracyjnych i wdrożenie zmian, które przyniosą istotne korzyści dla wszystkich użytkowników i odbiorców. Jakie będą korzyści z wprowadzanych zmian? – Z pewnością wpłynie to na sprawność i skuteczność realizowanych procesów, między innymi poprzez skrócenie czasu realizacji zadań, sprawniejsze wydawanie decyzji. Uporządkowanie oraz systematyzacja procesów, przynieście korzyści zarówno dla interesariuszy wewnętrznych, jak i zewnętrznych – stwierdza przewodnicząca zespołu.

Ewolucja, nie rewolucja

Zespół zarządzania procesowego chce, by realizowane przez nich działania skutkowały stopniowymi zmianami, zachodzącymi w sposób ewolucyjny, poprzez nieustanne doskonalenie procesów w nowocześnie zarządzanej uczelni badawczej. – Zarządzanie procesowe to praca ciągła w każdej organizacji – wyjaśnia prof. Bitkowska. – Jest to cykl ciągłych i usystematyzowanych działań, dotyczących planowania i monitorowania wykonania danych procesów w organizacji dążący do realizacji jej celów. Każdy bowiem z pracowników wykonując zadania i powierzone obowiązki uczestniczy w wielu różnych realizowanych procesach – dodaje.