• Nagranie wideo ze spotkania (kliknij)
• Prezentacja ze spotkania (kliknij)

Odpowiedzi na pytania zadane podczas spotkania poprzez platformę MENTI

Pytanie 1: Jakie są zakładane realne ramy czasowe integracji systemu EZD w PW?
Odpowiedź: Zakładamy, że chodzi o wdrożenie a nie o integrację. Zgodnie z przyjętym harmonogramem, start produkcyjny planowany jest na początek listopada br.

Pytanie 2: Czy wiadomo w jaki sposób będą przetwarzane dokumenty podpisane elektronicznie?
Odpowiedź: System przyjmuje zarówno dokumenty podpisane elektronicznie, jak i zeskanowane pisma podpisane odręcznie. W obu przypadkach, procedura przetwarzania jest identyczna (za wyjątkiem wprowadzenia dokumentu do systemu).

Pytanie 3: Uwaga do komentarza G.Matusa: nie każda j.o., która nie ma sekretariatu, może być scalona z inną j.o. (ze względu na zakres zadań).
Odpowiedź: Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo, jeśli to możliwe, zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.

Pytanie 4: Czy wdrożenie jest oparte o EZD PUW czy EZD RP? Na stronie projektu EZD RP jesteśmy wymienieni jako udziałowiec.
Odpowiedź: Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej. Obecnie  jest testowany jego siódmy prototyp. Politechnika Warszawska nie jest udziałowcem tego projektu.

Pytanie 5: System EZD PUW będzie wdrożony centralnie (w CI), czy każda z jednostek organizacyjnych będzie posiadała własną (np. na wydziale) instancję i we własnym zakresie będzie zarządzany?
Odpowiedź: System EZD PUW jest systemem kancelaryjnym i ma na celu zcentralizowanie wszystkich czynności kancelaryjnych w jednym wspólnym systemie. Oznacza to, że każda jednostka organizacyjna PW będzie miała dostęp do systemu EZD PUW, a każdy pracownik PW będzie miał w tym systemie swoje imienne konto, na którym będzie prowadził swoją dokumentację. Przekazywanie dokumentów do innych pracowników lub jednostek organizacyjnych będzie odbywało się drogą elektroniczną w systemie EZD. Wyjątek stanowić będą dokumenty, których treść lub charakter (zgodnie z JRWA) nie może być przekazywana elektronicznie.

Pytanie 6: Czy niezbędnym będzie posiadanie przez uprawnionych pracowników podpisu elektronicznego?
Odpowiedź: Posiadanie podpisu elektronicznego nie jest warunkiem niezbędnym do korzystania z systemu, niemniej obecnie większość kierowników j.o. posiada już podpis elektroniczny. Pozostałe osoby, które będą musiały posiadać podpis elektroniczny z uwagi na stanowisko lub charakter swojej pracy są proszone o kontakt z SD.

Pytanie 7: Kiedy można spodziewać się testów w Domach Studenckich?
Odpowiedź: Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.

Pytanie 8: Czy system EZD będzie pozwalał na pracę na innych systemach operacyjnych niż Windows? W szczególności wielu pracowników naukowych używa Linuxa i MacOS.
Odpowiedź: System EZD PUW działa na przeglądarce internetowej, więc można go obsługiwać w innych systemach operacyjnych, ale w ograniczonym zakresie. Wynika to z tego, że tylko na systemie Windows działa dodatek Addin, który jest odpowiedzialny za edycję i wersjonowanie dokumentów, podpisywanie dokumentów, akceptację i pełną współpracę z pakietem MS Office. Docelowo, dodatek Addin ma działać również na systemie MacOS, ale nie znamy daty. Nie posiadamy informacji potwierdzających integrację z systemem Linux.

Pytanie 9: Jaka decyzja co do e-podpisu?
Odpowiedź: Jak w pytaniu nr 6.

Pytanie 10: Proszę o określenie wymagań technicznych stanowiska komputerowego użytkownika końcowego EZD PUW (ze szczególnym uwzględnieniem podpisu elektronicznego).
Odpowiedź: Każdy pracownik PW będzie miał dostęp do systemu EZD PUW z poziomu przeglądarki internetowej. Do właściwej pracy na systemie minimalne wyposażenie to skaner do dokumentów, dostęp do Internetu, program do skanowania i eksportowania skanów do EZD. Instalację zapewni CI PW. Natomiast procedura zamawiania i obsługi podpisu elektronicznego zamieszczona jest na stronie CI PW.

Pytanie 11: Kiedy realnie pracownicy wydziałów będą mogli testować system?
Odpowiedź: Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, testy systemu planowane są na październik br.

Pytanie 12: U nas w dziale wysyłane są pisma w imieniu Rektora, Prorektorów, Kanclerza. Czy w systemie będą dostępne papiery firmowe poszczególnych osób?
Odpowiedź: Tak. System EZD PUW umożliwia dodawanie zarówno szablonów dokumentów, które są dedykowane dla całej uczelni, jak i tych z dostępem tylko dla uprawnionych osób.

Pytanie 13: Czy jeśli pismo trafi do jakiejś jednostki to pracownik jednostki ma iść do punktu kancelaryjnego? W jaki sposób w punkcie kancelaryjnym będzie podejmowana decyzja do kogo ma trafić dane pismo?
Odpowiedź: W systemie EZD PUW pisma przychodzące i wychodzące powinny być rejestrowane w punkcie kancelaryjnym. Pracownik punktu kancelaryjnego otwiera kopertę, rejestruje pismo w systemie EZD PUW i kieruje dany dokument do osoby lub jednostki organizacyjnej wskazanej na dokumencie. Jeśli przesyłka trafi bezpośrednio do j.o., to powinna zostać wprowadzona do systemu EZD przez pracownika sekretariatu j.o.

Pytanie 14: Co z dokumentami tworzonymi wewnętrznie (wszelkiego rodzaju wnioski, podania, zapotrzebowania, zamówienia, itp.), bo przecież nie wszystkie dokumenty przychodzą z zewnątrz, a na przykładzie właśnie taka ścieżka została zaprezentowana?
Odpowiedź: System EZD obsługuje zarówno dokumenty zewnętrzne, jak i wewnętrzne. To, w jaki sposób dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Pytanie 15: Przypadek: Dostaję paczkę pocztową, w której znajduje się pismo przewodnie z aktami sprawy w ilości 7 tomów z sądu, np. karnego o celem wydania opinii. W jaki w sposób należy procedurową sprawę?
Odpowiedź: Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Pytanie 16: Jak mają sobie poradzić jednostki, w których nie ma sekretariatu? Pracownicy merytoryczni sami prowadzą sprawy, którymi się zajmują.
Odpowiedź: Generalnie temat liczby przyszłych sekretariatów jest teraz analizowany. Możliwe jest parę wariantów: albo powstanie wspólny sekretariat dla tych jednostek, które go nie mają albo, jeśli to możliwe, zostaną dołączone do istniejących sekretariatów.

Pytanie 17: Czy będzie procedura ich archiwizacji zamiast wersji papierowej i jak będzie rozwiązana sprawa równoległej obsługi i dokumentów papierowych i elektronicznych (zakładam, że w okresie przejściowym będą i jedne i drugie)?
Odpowiedź: Sposób w jaki dany dokument powinien być przetwarzany (w tym archiwizowany) reguluje instrukcja kancelaryjna, kategorie JRWA - Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Pytanie 18: Czy w systemie będzie można delegować na czas nieobecności tylko wybrane sprawy? 1. Nie zawsze z-ca zastępuje kierownika w pełnym zakresie. 2. Na PW są j.o., gdzie jest np. dwóch z-ców i każdy ma uprawienia do zastępowania w określonych sprawach.
Odpowiedź: System umożliwia ustawienie zastępstwa na każdym stanowisku. Niestety, system nie rozpoznaje typu sprawy, więc nie jest możliwe automatyczne przydzielanie spraw zgodnie z wew. ustaleniami.

Pytanie 19: Czy znane jest wdrożenie EZD PUW zakończone sukcesem na którejś z polskich uczelni?
Odpowiedź: Tak, najbliższy przykład to SGH.

Pytanie 20: Czy procedury obsługi spraw zostaną ujednolicone?
Odpowiedź: Tak, zostaną ujednolicone w przypadku spraw standardowych, czyli takich samych dla całej uczelni, np. pełnomocnictwa, uchwały senatu.

Pytanie 21: W jaki sposób będą się odbywały szkolenia?
Odpowiedź: Zakładamy, że szkolenia będą się odbywały online z wykorzystaniem aplikacji Teams oraz samodzielnie przy wykorzystaniu materiałów filmowych umieszczonych w dostępnym dla pracowników miejscu.

Pytanie 22: Jak to wiąże się z SAP?
Odpowiedź: Bezpośrednio EZD nie jest powiązane z SAP. EZD jest przeznaczone do obsługi korespondencji.

Pytanie 23: Czy Filia w Płocku będzie uczestnikiem testowego wdrożenia systemu?
Odpowiedź: Tak, Filia w Płocku jest  uczestnikiem wdrożenia testowego.

Pytanie 24: Czy każde pismo wychodzące z sekretariatu wydziału będzie rejestrowane w systemie?
Odpowiedź: Tak, każde pismo powinno być zarejestrowane w systemie EZD. Dzięki temu będzie można, np. śledzić historię obiegu danego dokumentu.

Pytanie 25: Czy numeracja  EZD - kolejna sprawa - nadawana jest automatycznie?
Odpowiedź: System EZD PUW nie zakłada sam sprawy. Robi to pracownik merytoryczny. Przy zakładaniu sprawy należy najpierw wybrać kategorię JRWA. W kolejnym kroku system sam nada kolejny nr sprawy w wybranej kategorii. System też automatycznie doda symbol j.o.

Pytanie 26: Kiedy będzie można zobaczyć funkcjonujący system (pilotaż rozwiązania)?
Odpowiedź: Czekamy na zakończenie integracji z ePUAP i przetestowanie systemu przez ekspertów z Centrum Kompetencyjnego EZD z SGH. System testowy zostanie udostępniony użytkownikom końcowym po przeprowadzeniu szkoleń z jego obsługi.

Pytanie 27: Co będzie z jednostkami, które nie dołączą do EZD?
Odpowiedź: Nie zakładamy takiego obrotu spraw. Nie dołączenie w praktyce oznacza pozostanie przy tradycyjnym obsługiwaniu korespondencji.

Pytanie 28: Na stronie www.gov.pl/web/ezd-rp/jednostki-testujace Politechnika Warszawska jest wymieniona jako uczelnia testując EZD RP. Czy wdrażamy EZD RP czy EZD PUW?
Odpowiedź: Politechnika Warszawska wdraża system EZD PUW. System EZD RP nie posiada wersji produkcyjnej. Obecnie jest testowany siódmy prototyp systemu EZD RP. Przedstawiciele PW uczestniczą w pracach polegających na testowaniu prototypu systemu EZD PR.

Pytanie 29: Czy integracja z EZD PUW z ePUAP będzie zrealizowana z ESP każdego wydziału?
Odpowiedź: EZD będzie zintegrowane z ePUAP oraz każdą skrytką. EZD będzie pobierał informacje z ESP PW, a co za tym idzie z ESP wydziałowych.

Pytanie 30: Kto będzie prowadził szkolenia? Firma wdrażająca?
Odpowiedź: Szkolenia będą prowadzone przez konsultantów wspierających z Centrum Kompetencyjnego SGH a także przez wyszkolonych specjalistów z PW.

Pytanie 31: Na bieżąco: z SAP, Zamówienia?
Odpowiedź: Proszę o sprecyzowanie pytania.

Pytanie 32: Kto odpowiada za wyposażenie kancelarii w sprzęt komputerowy?
Odpowiedź: Niezbędny sprzęt komputerowy zostanie dostarczony przez CI PW.

Pytanie 33: Jakie analizy i statystyki będzie można realizować w systemie?
Odpowiedź: System EZD umożliwia  dokonywania analizy porównawczej wg różnych kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba wysyłek i podpisów itp.).

Pytanie 34: Czy można będzie zamówić szkolenia dedykowane dla danej jednostki?
Odpowiedź: Nie zakładaliśmy takiego podziału grup szkoleniowych ponieważ rodzaj wykonywanych operacji w EZD nie zależy od wydziału tylko od miejsca w pracy i zadań w jednostce organizacyjnej. Jednak nie wykluczamy takiej opcji, chociaż jest ona utrudnieniem w optymalizacji czasu szkoleń,  np. użytkownik końcowy z danej jednostki organizacyjnej  wykonuje częściowo inne operacje niż pracownik sekretariatu albo punktu kancelaryjnego.

Pytanie 35: Czy skład chronologiczny będzie jeden dla PW, czy składy chronologiczne będą organizowane dla każdego wydziału?
Odpowiedź: Skład chronologiczny będzie częścią punktu kancelaryjnego jeśli chodzi o dostęp do materiałów papierowych i będzie możliwość, np. wypożyczenia danego dokumentu w wersji papierowej lub wypisania go ze składu. Każda tego typu czynność będzie odnotowana w systemie EZD. Jeśli chodzi o dostęp do materiałów cyfrowych to będzie do nich dostęp z każdego miejsca w systemie EZD.

Pytanie 36: Czy są założenia integracji z innymi systemami PW (od strony merytorycznej)?
Odpowiedź: Są takie założenia, ale na chwilę obecną jest za wcześnie, żeby mogły powstać konkretne detaliczne wytyczne. Potrzebne jest najpierw osiągnięcie kompetencji w pracy na systemie przez wszystkich jego użytkowników.

Pytanie 37: Czy planowane jest utworzenie rejestru umów (przede wszystkim zawieranych w trybie ustawy pzp) w ramach projektowanego systemu elektronizacji procesów?
Odpowiedź: EZD jest systemem, który w końcowym zamiarze ma wyeliminować wewnętrzną korespondencję papierową, a także na ile pozwoli natura korespondencji i zewnętrzną korespondencję papierową. Rejestr umów jest narzędziem nie związanym bezpośrednio z systemem EZD.

Pytanie 38: Kto będzie szkolony wśród pracowników w 10.2021?
Odpowiedź: Na początku szkolone będą osoby pracujące w punktach kancelaryjnych. Następnie wybrane grupy pełniące funkcje w sekretariatach i osoby na stanowiskach kierowniczych. Na końcu użytkownicy końcowi. Będą przygotowane również filmy instruktażowe, które udostępnimy dla wszystkich chętnych do samokształcenia.