W spotkaniu powitalnym „Welcome Meeting” wzięli udział m.in. studenci realizujący naukę w PW, w ramach różnych programów wymiany międzynarodowej, a zwłaszcza programu Erasmus+. Przygotowane dla nich informacje objęły obowiązujące w Politechnice Warszawskiej zasady, jak również schemat organizacyjny funkcjonujących w Uczelni jednostek administracyjnych.

Studenci otrzymali tzw. „Welcome Packi” - zestawy powitalne składające się z materiałów przygotowanych przez ESN PW, udostępnionych przez Stołeczne Biuro Turystyki i Biuro Promocji m. st. Warszawy. Zestawy powstały przy ścisłej współpracy z Centrum Współpracy Międzynarodowej.