Biuletyn PW / Rozwój Uczelni i Projekty UE / Kontrola zarządcza na uczelni. Potrzeba, czy konieczność?

Kontrola zarządcza na uczelni. Potrzeba, czy konieczność?

Czym charakteryzuje się sprawowanie kontroli zarządczej? Co jest jej przedmiotem i kogo dotyczy? Artykuł przybliża definicję powyższego terminu, przedstawiając m.in. sposoby osiągania celów.

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Tyle definicja, a właściwie art. 68 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Pojęcie kontroli zarządczej jest stosunkowo nowe i budzi wiele wątpliwości, pytań, dociekań i zainteresowania. Negocjując wstąpienie do Unii Europejskiej, Polska została zobligowana do wprowadzenia zasad dotyczących zarządzania jednostkami sektora finansów publicznych. Z tych właśnie zasad narodziły się procedury kontroli zarządczej. Nie należy jej mylić z potocznym rozumieniem kontroli, która porównuje stan wyznaczony ze stanem faktycznym oraz wyszukuje wszelkie nieprawidłowości i przypadki łamania przepisów prawa i procedur. Kontrola zarządcza jest pojęciem zdecydowanie szerszym i praktycznie może być utożsamiana z zarządzaniem.

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

  • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  • skuteczności i efektywności działania we wszystkich obszarach działalności;
  • wiarygodności sprawozdań;
  • ochrony zasobów;
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji;
  • zarządzania ryzykiem.

W myśl przytoczonej wyżej definicji cele organizacji – a więc także wyższej uczelni – mają być osiągnięte w sposób:

  • zgodny z prawem,
  • efektywny, czyli zapewniający możliwie najlepszą relację pomiędzy ponoszonymi nakładami i osiąganymi efektami;
  • oszczędny, czyli zapewniający możliwie najniższy koszt realizacji celów i zadań przy założeniu odpowiedniej jakości wykonania;
  • terminowy, czyli zapewniający wykonanie celów i zadań w odpowiednim czasie bez wzrostu nakładów i utraty jakości.

W celu zapewnienia spójnego i jednolitego modelu kontroli zarządczej określone zostały jej standardy. Są one ujęte w pięciu obszarach, odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej. Są to:

  • środowisko wewnętrzne,
  • cele i zarządzanie ryzykiem,
  • mechanizmy kontroli,
  • informacja i komunikacja,
  • monitorowanie i ocena.

W uczelni wyższej, jako jednostce sektora finansów publicznych, zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków rektora, jako kierownika jednostki. To on ustala tryb, zasady i formy sprawowania kontroli zarządczej w nadzorowanej przez siebie jednostce. Odbywa się to zwykle poprzez wydanie odpowiedniego zarządzenia. W Politechnice Warszawskiej regulacja ta została ujęta w zarządzeniu nr 18 z 27 lutego 2012 r. oraz w zmieniającym je zarządzeniu nr 54 z 10 grudnia 2013 r. Składają się one z przepisów ogólnych oraz postanowień poświęconych opisowi poszczególnych elementów kontroli zarządczej. System kontroli zarządczej w PW obejmuje również wykaz wewnętrznych aktów prawnych związanych z kontrolą zarządczą. Jest on publikowany i na bieżąco uzupełniany w elektronicznym systemie wewnętrznych aktów prawych PW lex-baw, dostępnym dla wszystkich pracowników Politechniki Warszawskiej. Przedstawione tu akty prawne są przyporządkowane do poszczególnych, w/w obszarów kontroli zarządczej.

Rektor jest zobowiązany do składania w pierwszym kwartale danego roku oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni (według wzoru wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów) oraz przekazania tego oświadczenia do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Ponadto umieszcza treść tego oświadczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.

Źródłami zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w uczelni są w szczególności:

  • monitoring realizacji celów i zadań uczelni;
  • informacje dotyczące procesu zarządzania ryzykiem;
  • wyniki przeprowadzonej samooceny;
  • cząstkowe oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez kanclerza i kierowników jednostek organizacyjnych;
  • wyniki kontroli wewnętrznych i audytu wewnętrznego;
  • wyniki kontroli zewnętrznych;
  • wnioski, skargi i inne informacje.

Kontrola zarządcza w Politechnice Warszawskiej obejmuje procesy i procedury ich realizacji we wszystkich obszarach działalności Uczelni. Szczególnie istotnym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań oraz system monitorowania ich realizacji.

Jak należy odpowiedzieć na postawione w tytule pytanie? Z całą pewnością jest kontrola zarządcza zarówno koniecznością, jak i potrzebą. Procedury i mechanizmy kontroli zarządczej służą podnoszeniu jakości zarządzania w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym oczywiście również na uczelniach. Należy podkreślić, że kontrola zarządcza powinna wspomagać realizację celów i zadań uczelni, przyczyniać się do minimalizowania biurokratyzacji procesów, usprawniania systemu komunikacji, eliminowania zbędnych punktów decyzyjnych, lepszego wykorzystania posiadanych zasobów. Krótko mówiąc, jest więc kontrola zarządcza ważnym narzędziem służącym zapewnieniu efektywności i skuteczności działania uczelni.

Ąutor: Jacek Ślubowski, Biuro Rozwoju i Projektów Strategicznych PW

CYTAT TYGODNIA

"

Tradycja nie jest ucieczką w przeszłość, nigdy nie była ucieczką.
Przede wszystkim jest to bardzo ciężkie zdobywanie

Zbigniew Herbert

"

KONTAKT

Biuletyn Politechniki Warszawskiej

ul. Polna 50, 00-644 Warszawa

Tel. 22 234 71 81

Biuro Komunikacji i Promocji Politechniki Warszawskiej

REDAKCJA

Biuletyn Politechniki Warszawskiej
Wydawnictwo elektroniczne skierowane do społeczności Uczelni redagowane przez Biuro Komunikacji i Promocji.

Zapraszamy do zgłaszania wydarzeń!

Redakcja Biuletynu Politechniki Warszawskiej

DEKLARACJA DOSTĘPNOŚCI