Zaawansowanie wdrażania systemu ewidencji toku studiów USOS

Dokonano oceny zrealizowanych prac oraz podjęto dyskusję dotyczącą możliwości rozszerzenia funkcjonalności systemu USOS i możliwości objęcia pełną funkcjonalnością wszystkich wydziałów Politechniki Warszawskiej.

W czasie ostatniego roku trwania projektu realizowane były głównie prace związane z przygotowaniem kompleksowego rozwiązania do obsługi finansowej stypendiów oraz płatności studenckich. Przyjęto, że rozwiązanie to będzie zbudowane na bazie systemu SAP moduł FI-CA oraz systemu USOS. Realizacja prac projektowych, mimo szczupłych zasobów osobowych Centrum Informatyzacji oraz napiętego harmonogramu, przebiegała ogólnie pomyślnie i sprawnie. Od strony systemu USOS rozwiązanie opracowywał zespół Centrum Informatyzacji, Administracji Centralnej i Wydziałów PW. Od strony systemu SAP rozwiązanie przygotowywał zespół firmy SI-Consulting. W czerwcu wdrożono testowo funkcjonalność w wybranych dwóch jednostkach: Wydziale Architektury oraz Wydziale Samochodów i Maszyn Roboczych. Wraz z początkiem roku akademickiego 2015/2016 zakończono prace związane z wdrożeniem obsługi finansowej studentów także w pozostałych wydziałach. W ramach realizacji tego zadania w systemie USOS dokonano szeregu zmian. Zmodyfikowano ponad 25 formularzy i około 50 wzorów wydruków i raportów. Przeprowadzono także ponad 200 godzin szkoleń dla pracowników wszystkich jednostek wydziałowych.

Kolejnym zadaniem, jakie zostało realizowane i wynika bezpośrednio z nowelizacji ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, było wdrożenie we wszystkich jednostkach wydziałowych modułu systemu USOS - Archiwum Prac Dyplomowych (APD). Wdrożenie tego modułu, które zakończyło się w lutym i objęło wszystkie wydziały, pozwala także na centralne wysyłanie wszystkich prac dyplomowych do Ogólnopolskiego Repozytorium Prac Dyplomowych (ORPD). Kolejnym zadaniem związanym z aktualizacją prawa jest trwające wdrożenie Otwartego Systemu Antyplagiatowego (OSA) zintegrowanego z modułem USOS APD.

W ramach realizacji projektu podjęto także działania mające na celu wdrożenie funkcjonalności obsługi toku studiów w większej liczbie jednostek. W ciągu roku do wdrożenia systemu USOS przystąpiły kolejne jednostki i obecnie zaawansowanie wdrażania jest następujące:

• w pełnym zakresie:
  • Kolegium Nauk Ekonomicznych i Społecznych,
  • Wydział Architektury,
  • Wydział Budownictwa, Mechaniki i Petrochemii,
  • Wydział Matematyki i Nauk Informacyjnych,
  • Wydział Samochodów i Maszyn Roboczych,
• w ograniczonym zakresie (nie wszystkie roczniki):
  • Wydział Inżynierii Lądowej,
  • Wydział Inżynierii Środowiska,
  • Wydział Mechatroniki,
  • Wydział Zarządzania.
• na dwóch wydziałach trwają analizy przedwdrożeniowe, a w sześciu wydziałach spotkania szkoleniowo-wyjaśniające.

W czasie spotkania omawiano także plany na przyszłość oraz wnioski zgłaszane przez jednostki wydziałowe i wynikające z bieżącego działania systemu USOS. W szczególności wśród tych wniosków wyróżniono, jako szczególnie ważne na obecnym etapie, standaryzację przyjętych rozwiązań obsługi toku studiów, dalszego postępu prac w zakresie obsługi statystycznej i raportowej (np. raporty POL-on, immatrykulacja, suplement, umowy o odpłatnościach, itp.) oraz w zakresie funkcjonowania procesu obsługi toku studiów w odmienny sposób w różnych jednostkach wydziałowych. Uznano za potrzebne powołanie rady/zespołu odpowiedzialnego za opracowywanie standardów obsługi toku studiów w systemach elektronicznych, aby doprowadzić do jednolitości zasad w Politechnice.

Komitet sterujący bardzo pozytywnie ocenił stan prac, wysokie tempo realizacji zadań, jak i atmosferę dobrej współpracy stron. Wszystkie uzyskane do tej pory doświadczenia projektowe, jak i opinie użytkowników wskazują, że system USOS może doskonale spełniać oczekiwania stawiane przez kierownictwo Uczelni systemom wspólnym.