Wdrożenie systemu wspierania zarządzania projektami

Dla osób korzystających z oprogramowania MS Project istotną informacją może być fakt, że P2ware oferuje podobny sposób obsługi użytkownika, jest natomiast nieporównanie bogatszy funkcjonalnie, a przy tym prosty w używaniu.

Na razie Centrum Informatyzacji celem m.in. dokładnego poznania wprowadziło go do wspomagania zarządzania już prowadzonymi projektami informatycznymi. Docelowo system ten będzie udostępniany wszystkim jednostkom i komórkom Politechniki Warszawskiej do zarządzania dowolnymi projektami, także badawczymi. Będzie to usługa świadczona z instalacji centralnej w Centrum, do korzystania z dowolnego komputera w sieci uczelnianej. Czekamy na chętnych.

Oprogramowanie P2ware wywodzi się z najnowszych zasad zarządzania projektami, zwłaszcza z metodyki PRINCE2 (PRoject IN a Controlled Environment), która powstała w Wielkiej Brytanii w 1989 roku na zlecenie agendy rządowej OGC i obecnie jest tam obowiązkową metodyką prowadzenia wszelkich projektów zlecanych przez administrację publiczną (podobnie zresztą jak w Australii i Chinach). Metodyka PRINCE2 ma uniwersalny charakter, tzn. może być wykorzystywana niezależnie od wielkości oraz rodzaju projektu. Ostatnio stała się zalecanym standardem w Unii Europejskiej, a także jest wykorzystywana w strukturach dowodzenia NATO. Warto podkreślić, że jest też wiodącą metodyką w projektach już prowadzonych przez Centrum Informatyzacji PW. Jej fundamentalną zasadą, gwarantującą skuteczność jest planowanie oparte na produktach projektu.

Oprogramowanie P2ware stanowi pakiet narzędzi dla kierownika projektu. Umożliwia zarządzanie pojedynczymi projektami (nawet mikroprojektami), ale także zbiorami projektów, co fachowo określa się programami projektów lub portfelami projektów (takiej funkcjonalności nie oferuje MS Project).

Niezależnie od związków z PRINCE2, oprogramowanie P2ware jest zgodne z repozytorium technik zarządzania projektami PMI PMBOK i daje się łatwo wykorzystywać przy prowadzeniu projektów innymi klasami metodyk, także typu agile. Dzieje się tak dzięki uniwersalnym podstawowym zasadom, w tym otwartości na potrzebę dostosowywania się do potrzeb, czy przyzwyczajeń użytkowników oraz specyfiki projektu (skali, przedmiotu wykonania, zakresu zarządzania). Można bowiem wspierać się nim w prowadzeniu projektu budowlanego równie dobrze co badawczego, informatycznego, czy też szkoleniowego. Można klasycznie planować i pilnować terminów, ale równie dobrze można kontrolować wykorzystywanie zasobów, takich jak: techniczne, ludzkie, czy finansowe. Można szybko reagować na nieoczekiwane zdarzenia, choćby opóźnienia dostaw, choroby kluczowych wykonawców, przedłużanie się testów itd. W dowolnym momencie można uzyskiwać aktualny obraz postępu projektu na wybranym poziomie ogólności lub w wybranym aspekcie (produktów, terminów, zasobów, jakości, kosztów, ryzyka).

Dostęp do dokumentów systemu może być umożliwiony wielu różnym uczestnikom projektu, w tym w kontrolowanym zakresie podwykonawcom zewnętrznym.

Dzięki P2ware grupa osób odpowiedzialnych za kierowanie projektami może sprawnie tworzyć plany, kontrolować ich realizację oraz przesyłać zadania wykonawcom. P2ware umożliwia kierownikom prowadzenie dokumentów klasycznych w zarządzaniu projektami - dziennika projektu lub zespołu, rejestru ryzyka, rejestru zagadnień, rejestru jakości, dziennika doświadczeń itp.

Centrum Informatyzacji PW w ramach udostępniania P2Ware jednostkom Uczelni będzie organizować szkolenia dla użytkowników oraz świadczyć im usługi wsparcia technicznego i merytorycznego.

Udostępnienie oprogramowania P2Ware jednostkom Politechniki Warszawskiej nastąpi jeszcze w pierwszym kwartale 2014 roku.

_{Opracował: Piotr Furmanek – kierownik projektu}