Kto? Co? Po co? Archiwum bez tajemnic

Archiwum Szkoły to odrębna sekcja Działu Administracyjno-Gospodarczego. Do jej zadań należy m.in.: prowadzenie ewidencji, przejmowanie, porządkowanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji oraz sporządzanie sprawozdań z materiałów przekazywanych do Archiwum Państwowego.

Archiwum gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) ze wszystkich jednostek organizacyjnych Politechniki Warszawskiej. Przekazanie dokumentów do Archiwum powinno nastąpić po dwóch latach od całkowitego załatwienia sprawy w jednostce organizacyjnej. Wyjątkiem są dowody księgowe przechowywane w Kwesturze przez rok. Samą archiwizację powinno się zaplanować w pierwszym kwartale roku.

Przekazywanie dokumentów do archiwum

Dokumenty, które chcemy przekazać powinny być kompletne i uporządkowane, to znaczy: powinny być ułożone w kolejności spisu spraw znajdującego się w teczce, zgodnie z kategorią dokumentów. Jak układać sprawy? Chronologicznie: od najwcześniejszego pisma na wierzchu teczki do ostatniego na spodzie. W przypadku kategorii A dodatkowo dochodzi obowiązek paginowania (numerowania) każdej kolejnej, zapisanej strony. Paginujemy ołówkiem w prawym górnym rogu, umieszczając na tylnej okładce, wewnątrz teczki napis: Niniejsza teczka zawiera ... ponumerowanych stron”. Jeżeli zdajemy dokumenty archiwalne (kat A) oraz dokumenty z kategorii archiwalnej powyżej B10 należy usunąć z nich wszelkie elementy metalowe i plastikowe tj. spinacze, zszywki. Poukładane dokumenty przekazujemy do archiwum w teczkach - białych, wiązanych, bezkwasowych, opisanych i opieczętowanych. Trzeba dołączyć do nich spis zdawczo – odbiorczy przekazywanych akt (tożsamy z opisem teczki) w trzech jednakowych egzemplarzach w przypadku dokumentów kategorii B i czterech w przypadku kategorii A. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez archiwistę wraca z powrotem do jednostki zdającej dokumenty. Każda z kategorii powinna mieć przygotowany oddzielny spis zdawczo-odbiorczy.

Czym jest spis zdawczo-odbiorczy?

Spis zdawczo – odbiorczy to gotowa tabela zawierająca:
• numer spisu zdawczo – odbiorczego – nadawany przez archiwum,
• pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację – najczęściej jest to pieczątka umieszczona w lewym górnym rogu,
• tabela informującą o tym co przekazujemy. Dwie ostatnie kolumny uzupełnia archiwum. Pozostałe powinny być uzupełnione przez jednostkę przekazującą dokumenty,
• informacje ile pozycji zawiera spis, ile teczek zdajemy, kto i kiedy sporządził spis, datę zdania oraz podpis osoby przyjmującej i datę przyjęcia.

Wzór tabeli stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji o organizacji i zakresie działań Archiwum Szkoły i archiwum akt studenckich.

Pełny opisany spis zdawczo odbiorczy znajduje się w Zarządzeniu 52/2016 z dnia 17/10/2016, w załączniku: Instrukcja Kancelaryjna w rozdziale 8 § 45.  

Jak opisać przekazywaną teczkę?

Poprawny opis teczki z dokumentami ułatwia sporządzenie spisu. Powinien zawierać:
• pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
• oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
• kategorię archiwalną,
• tytuł złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce;
• rok założenia teczki,
• skrajne roczne daty (rok najwcześniejszego pisma w teczce i rok najpóźniejszego pisma w teczce),
• numer tomu (jeśli akta sprawy są obszerne, w obrębie tego samego symbolu klasyfikacyjnego i nie mieszczą się w jednej teczce wprowadzamy tomy).

Wzór okładki teczki znajduje się w załączniku nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej PW stanowiącej załącznik 1 do Zarządzenia 53/2016.

Pełny opis teczki znajduje się w załączniku nr 1 do Zarządzenia 53/2016 w rozdziale 7 § 41. 

Pamiętajmy, że wewnątrz każdej teczki powinien się znaleźć spis spraw/dokumentów w niej zawartych.

Udostępnianie dokumentów

Dokumenty, które zostaną przekazane do archiwum w każdym momencie mogą zostać udostępnione na miejscu lub poza lokalem archiwum poprzez ich wypożyczenie. Maksymalnie można to zrobić na jeden miesiąc. Jeśli dokumenty wypożycza jednostka organizacyjna, która dokumenty przekazała wystarczy jedynie wypisana i podpisana przez kierownika jednostki Karta Udostępnienia Akt (rewers). Wypożyczenie akt do celów badawczo - naukowych przez osoby nie związane z dokumentem (czy to przez pracownika PW czy osobę niebędącą pracownikiem PW) wymaga zgody Prorektora ds. ogólnych, pełniącego nadzór merytoryczny nad archiwum. Jak napisać takie podanie? Trzeba podać swoje dane wraz z zapytaniem o konkretne materiały i wyjaśnić cel w jakim chcemy się z nimi zapoznać. Warto dodać prośbę o zgodę na kopiowanie oraz skanowanie dokumentów i fotografii. Udostępnianie akt na podstawie zgody Prorektora odbywa się tylko w archiwum.

Wszystkie regulacje związane z archiwizacją akt zawarte są w Instrukcji Kancelaryjnej wprowadzonej Zarządzeniem 53/2016.

Na pytania związane z archiwizacją chętnie odpowiedzą pracownicy sekcji.