Elektroniczny obieg dokumentów i prac

SAP-WF to specjalistyczny moduł już dawno zakupionego dla Politechniki systemu SAP wspierającego zintegrowane zarządzanie, a znanego nam z już uruchomionych modułów kadrowego i płacowego.

Zidentyfikowano procesy zachodzące w kluczowych komórkach biurowych, takich jak sekretariaty: Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego Zastępców oraz Dziekanów i Dyrektorów jednostek międzywydziałowych. Dzięki pracy zespołu zadaniowego zorganizowanego w Biurze Rektora, przy wsparciu Centrum Informatyzacji oraz konsultantów zewnętrznych, szczegółowo zamodelowano i opisano 70 najbardziej reprezentatywnych procesów. W przyszłości system SAP-WF będzie systematycznie poszerzany, bowiem rozwijanie tego rodzaju systemów właściwie nigdy się nie kończy, „żyją” one i zmieniają się tak jak zmieniać się będzie nasza Uczelnia.

Ponadto zaprojektowano strukturę użytkowników w systemie, opracowano modułowy program wdrażania, architekturę rozwiązania i wymagania techniczne. Dobiegają końca prace nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej mającej na celu wyłonienie wykonawcy realizacji wdrożenia.

Projekt SAP- WF ma na celu usprawnienie sposobu obiegu dokumentów, który w dotychczasowym kształcie (obieg papierowy) jest nadmiernie czasochłonny i mało efektywny. Dzięki nowemu systemowi nastąpi przejście do pracy na elektronicznych wersjach dokumentów, co stopniowo ograniczy liczbę dokumentów papierowych krążących po Uczelni, a przy okazji przyczyni się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa informacji. Dodatkowymi korzyściami z realizacji projektu będzie:

• skrócenie czasu rozpatrywania i odpowiedzi na składane pisma przez ograniczenie czasu niezbędnego na rejestrację, przepływ, odpowiedź i archiwizację pism,
• szybsze uzyskiwanie informacji o statusie sprawy przez umożliwienie śledzenia obiegu pism,
• usprawnienie procesów decyzyjnych,
• ułatwienie indeksowania, katalogowania, przechowywania oraz archiwizowania pism,
• zmniejszenie pracochłonności oraz kosztów prac biurowych,
• podniesienie komfortu pracy,
• zwiększenie efektywności i poprawa wizerunku pracy komórek biurowych.

Dla osób niezorientowanych w istocie tego typu rozwiązań ciekawą informacją może być to, że tak naprawdę nie ma miejsca „fizyczny” obieg dokumentów. Każdy dokument pozostaje jako zapis we wspólnym repozytorium dokumentów (w pamięci komputera), a jego „obieg” jest symulowany przez merytorycznie uzasadnione modyfikacje treści oraz odpowiednie zmiany statusu „zaawansowania” w procesie obsługi i towarzyszące temu zmiany w uprawnieniach dostępu do dokumentu i sposobu jego przetwarzania (przy każdym kolejnym kroku przetwarzania dokumentu jedni z użytkowników są uprawniani do dostępu w określony sposób, a inni tracą dotychczasowe uprawnienia).

Początkowo brano pod uwagę także skorzystanie z innego niż SAP systemu zarządzania dokumentami, a nawet rozważano sposoby poprawy obiegu dokumentów bez konieczności wdrożenia nowego oprogramowania. Głównym powodem ostatecznego wyboru SAP-WF jest konieczność stopniowego zbudowania w Politechnice zintegrowanego systemu informatycznego, spójnego merytorycznie, stabilnego od strony technicznej i racjonalnego w sensie całościowych kosztów utrzymania. Zorganizowanie efektywnego elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowe dla zbudowania rozwiązań zintegrowanych, niekiedy wręcz są nazywane krwioobiegiem zarządzania.

Projekt SAP-WF jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (w ramach szerszego projektu „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”).

Jarosław Mazanka
Kierownik projektu