Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w PW

Trwająca od 13 miesięcy pandemia zwiększyła potrzebę wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacją w Uczelni. Prace trwają już od kilku miesięcy. Czy to właśnie pandemia była tym motorem napędowym dla rozpoczęcia tego procesu?

Nie, działanie to zaplanowane zostało w 2019 r. - już we wniosku złożonym do konkursu „Inicjatywa doskonałości - uczelnia badawcza” Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego zobowiązano się do wdrożenia w Politechnice Warszawskiej elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Dokładnie w ramach działania 31. realizowane są takie zadania, jak zarządzanie procesowe i wdrożenie EOD. Chociaż w tej chwili nie mówimy już o EOD, a o EZD, czyli o elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

Skąd taka zmiana?

Zainicjował ją prof. Adam Woźniak, Prorektor ds. rozwoju. EZD jest pojęciem szerszym. Zawiera w sobie również archiwizację. Czyli różnica między tym, co pierwotnie było założone, a tym, co jest teraz, polega na tym, że rozszerzyliśmy zakres działania: z obiegu dokumentów do zarządzania dokumentacją.

Szerszy zakres działań to też więcej pracy do wykonania. Ile obecnie osób jest zaangażowanych w projekt?

Ponad 40 osób.

Dużo.

Tak. Dlatego to, co musieliśmy zrobić na samym początku, w pierwszym etapie prac, to dokładne przeprowadzenie analizy tego, w jaki sposób powinien wyglądać zespół projektowy i jakie role powinny być przypisane poszczególnym członkom Komitetu Sterującego i całego zespołu projektowego. Decyzją Rektora Politechniki Warszawskiej powołano Komitet Sterujący EZD, którego przewodniczącym jest prof. Adam Woźniak, Prorektor ds. rozwoju. W skład komitetu wchodzą: prof. Mirosław Karpierz - Prorektor ds. ogólnych, dr Krzysztof Dziedzic - Kanclerz (obaj jako przedstawiciele głównego użytkownika), dr Janusz Stańczak - Dyrektor Centrum Informatyzacji (pełniący funkcję dostawcy wewnętrznego), ja jako przedstawiciel projektu IDUB i dr Rafał Ruzik jako przedstawiciel projektu NERW 2 PW. W pracach Komitetu Sterującego EZD bierze również udział pani Kwestor Jadwiga Bajkowska. Moim zdaniem to dowód na to, jak ważnym działaniem dla całej społeczności akademickiej jest EZD. Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że oczekiwania wobec tego systemu są ogromne. Pragniemy im sprostać.

Skąd zaangażowanie projektu NERW w to działanie?

Finansowanie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zostało rozdzielone między dwa projekty: IDUB i NERW. Stąd moje i dr. Rafała Ruzika zaangażowanie w realizację tego działania. Naszym zadaniem jest zapewnienie odpowiednich zasobów, pochodzących z projektów, do wdrożenia EZD.

Kto jeszcze pracuje przy wdrożeniu EZD?

Przechodząc w strukturze do działań operacyjnych, kierownikiem projektu EZD jest Gabriel Matus (CI), a jego zastępcą jest Michał Trzeciak (CI). Decyzją Rektora został również powołany zespół projektowy EZD, który jest odpowiedzialny za zmapowanie wszystkich procesów, które będą wchodzić w EZD. Członkowie składu zespołu projektowego mogą powoływać swoje zespoły robocze, których zadaniem jest opracowanie materiałów, takich jak karta procesu.

Przykładowa karta procesu: przeprowadzenie postępowania „procedura konkurencyjna o wartości równej lub wyższej niż 130 000 zł"

Ile powstało takich zespołów i w jakich obszarach działają?

Od stycznia 2021 r., kiedy to zaczęła obowiązywać decyzja Rektora PW, powstało 5 zespołów roboczych. Helena Lechnio, Kierownik Sekcji Kancelaryjno-Administracyjnej w Biurze Rektora, jest odpowiedzialna za obszar „e-instrukcja kancelaryjna”. Obszar ten obejmuje ponad 50 podprocesów. Zadaniem zespołu jest również opracowanie nowego JRWA, tzn. Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, który jest niezbędnym elementem wdrożenia EZD. Agnieszka Gawrońska-Chrobak, Kierownik Działu Zamówień Publicznych, wraz ze swym zespołem zajmuje się procesami „zarządzanie zamówieniami publicznymi”. Małgorzata Woźniak, Dyrektor Centrum Obsługi Projektów, odpowiada za zmapowanie i optymalizację procesu „zarządzanie projektami”. Z kolei Anna Rogowska, Dyrektor Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii PW, za proces „komercjalizacja”, a Michał Kucki z Działu ds. Studiów odpowiada za proces „kształcenie”. Jest to drugi pod względem wielkości proces, który obecnie mapujemy. Każdy z tych zespołów roboczych ma kilku członków. Efekty prac zespołów roboczych lub etapy prac konsultowane są w jednostkach PW. Można więc powiedzieć, że bezpośrednio w prace związane z wdrożeniem EZD zaangażowanych jest 40 osób, a pośrednio znacznie więcej. Zakładam, że ponad 100.

Od razu poszerzyła nam się ta struktura zbudowana wokół EZD. Ale to nie wszystko.

Kolejnym istotnym elementem tej „układanki” jest zespół zarządzania procesowego, którym kieruje prof. Agnieszka Bitkowska. To grupa specjalistów, którzy znają się na mapowaniu i optymalizacji procesów, na zarządzaniu procesowym i na pracy w procesach. Zadaniem tego zespołu jest dbanie o jakość wypracowanych materiałów, pomoc członkom zespołu w przygotowaniu propozycji optymalizacji procesów oraz opracowanie mapy wszystkich procesów PW. To niezwykle trudne, ale jakże ciekawe zadanie! Proszę sobie wyobrazić mapę procesów dużej organizacji, jaką jest PW. Mając takie informacje, znacznie łatwiej będzie zarządzać poszczególnymi procesami, a przez to całą Uczelnią. Ale o tym więcej może opowiedzieć prof. Agnieszka Bitkowska.

Struktura zespołów pracujących przy wdrażaniu EZD

Z czego wynika taki podział na poszczególne zespoły?

Zespół zarządzania procesowego i poszczególne zespoły robocze współpracują ze sobą. Podział wynika z kompetencji poszczególnych osób. Zespoły robocze posiadają wiedzę merytoryczną z danego obszaru działań, czyli np. z komercjalizacji, kształcenia czy zamówień publicznych, a zespół zarządzania procesowania zna się na mapowaniu, optymalizacji, na tym, czym jest proces, jak się nim zarządza, jak go należy opisywać. Trzecia grupa to specjaliści z Centrum Informatyzacji PW. Oni mają wiedzę informatyczną. Wiedzą, w jaki sposób wdrożyć EZD. Te trzy grupy współpracują ze sobą ściśle, aby wprowadzić te wszystkie procesy do EZD.

Na jakim etapie obecnie są prace?

Zacznijmy od samego systemu, za którego wybór odpowiedzialny był Komitet Sterujący EZD, a zespół Centrum Informatyzacji za skuteczne wdrożenie. System został wybrany. Politechnika podpisała w lutym tego roku dwie umowy. Jedną z dostawcą systemu EZD PUW (Podlaskim Urzędem Wojewódzkim, PUW - przyp. red.) na użytkownie tej licencji. Drugą, trójstronną ze Szkołą Główną Handlową w Warszawie i PUW. SGH pełni rolę naszego Centrum Kompetencji, które pomaga PW w instalacji EZD oraz szkoli pracowników z obsługi EZD. Co ciekawe, takie Centra Kompetencji w Polsce są tylko 2. Warto podkreślić, że wybór tego systemu nie jest przypadkowy. Z systemu EZD PUW korzystają już m.in. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Narodowy Bank Polski, Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Uniwersytet Warszawski czy Polska Akademia Nauk.

Wracając do pytania dotyczącego postępu prac, EZD PUW jest już u nas zainstalowany! Obecnie Centrum Informatyzacji prowadzi niezbędne testy tego systemu Docelowo jesienią br. ma być wdrożonych, czyli „włożonych do systemu”, parę procesów, które będziemy mogli już stosować wewnątrz Uczelni, w ramach procesów wewnętrznych. Pozwoli nam to w późniejszym etapie wdrożyć pozostałe procesy, ale także wyjść z EZD również do klientów zewnętrznych.

Jeśli chodzi o prace zespołów roboczych, to pracują one w setach dziesięciotygodniowych. To znaczy kolejne etapy swojej pracy zespoły zamykają w ciągu 10 tygodni. Terminy są różne, bo po pierwsze procesy różnią się między sobą liczbą podprocesów, złożonością itd., po drugie prace tych zespołów rozpoczęły się w różnym czasie. Swój pierwszy etap prac zakończyła grupa zajmująca się zamówieniami publicznymi oraz zarządzaniem projektami, która przygotowane materiały przekazała do sprawdzenia do zespołu kierowanego przez prof. Agnieszkę Bitkowską oraz kierownika projektu EZD, Gabriela Matusa.

Czyli czeka nas ewolucja, nie rewolucja w procesach?

Tak. Taki właśnie mamy plan, aby system EZD był wdrażany systematycznie, etapami. Koniec prac zaplanowany jest na 2025 r. W ciągu tych kilku lat, w ramach poszczególnych etapów będą wdrażane kolejne procesy do tego systemu. Co oznacza, że liczba zespołów będzie systematycznie rosła. Do współpracy będziemy zapraszać osoby i jednostki. O ich kolejności decydować będzie Komitet Sterujący EZD. Realizacja działania nie będzie odbywała się gwałtownie, a pierwszy etap prac zamkniemy jesienią, w nowym roku akademickim. Docelowo, wszystko to, co teraz robimy sprowadza się do zrealizowania jeszcze większego celu, czyli do wdrożenia na naszej Uczelni zarządzania procesowego. Zmapowane procesy chcemy optymalizować, ale również zautomatyzować. Wszystko to, by móc zarządzać procesami. Taki jest plan na najbliższe 5 lat. Mam nadzieję, że o korzyściach zarządzania procesowego oraz EZD opowiedzą nam kierownicy zespołów roboczych, które rozpoczęły prace w pierwszym etapie prac. Ich wiedza i doświadczenie w tym zakresie są nieocenione. Zachęcam do rozmów z nimi!

Wyobrażam sobie, że pracownicy PW, czytając ten wywiad, mogą stawiać pytanie: jak my to mamy wszystko wiedzieć? Jak my mamy się tego wszystkiego nauczyć?

O tym też pomyśleliśmy. Dlatego to, czego może spodziewać się społeczność PW, to cała seria szkoleń. Osoby, który będą odpowiedzialne za obsługę EZD, czyli pracownicy sekretariatów w każdej jednostce, będą przeszkolone, aby wiedziały w jaki sposób obsługiwać system. Będziemy mieć przygotowane przewodniki, instrukcje. Planujemy zorganizować różnego rodzaju spotkania, tak aby podzielić się wiedzą, jak z EZD korzystać. Nie zostawimy pracowników z tym samych. O samym systemie EZD PUW oraz wiążących się z tym wyzwaniach, tj. czytnikiem kodów, najlepiej opowie kierownik projektu EZD, Gabriel Matus.

Rozmawiała: Daria Grzesiek, Biuro Projektu IDUB