Od zespołu roboczego do zarządzania procesowego

Jakie zadania obejmują prace zespołu zarządzania procesowego?

Decyzją kierownika zespołu zarządzającego projektu „Inicjatywa doskonałości - uczelnia badawcza” powołano zespół zarządzania procesowego, którego głównym celem jest podejmowanie inicjatyw na rzecz budowania podejścia procesowego w całej Politechnice Warszawskiej jako nowoczesnej uczelni badawczej. Prace realizowane są w ramach działania „D31 Optymalizacja procesów administracyjnych poprzez wprowadzenie Zarządzania Procesowego ukierunkowanego głównie na projekty badawcze”.

Do zadań zespołu zarządzania procesowego należą: opracowanie mapy procesów administracyjnych, niezależny przegląd stosownych procesów administracyjnych występujących w PW, przygotowanie propozycji ich optymalizacji, facylitacja prac zespołów roboczych odpowiedzialnych za wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (w tym modelowanie procesów z użyciem notacji BPMN) oraz przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla społeczności akademickiej PW.

Kto wchodzi w skład zespołu zarządzania procesowego?

Zespół składa się z 11 ekspertów - pracowników PW, którzy reprezentują różne kompetencje w zakresie wdrożenia zarządzania procesowego. Są to z osoby z Wydziału Zarządzania PW:  dr Marta Kruk, dr Piotr Kryś, Agnieszka Kucharska, Sylwester Pięta, dr Danuta Rojek i dr Michał Wiśniewski. W zespole są przedstawiciele innych jednostek PW - prof. Włodzimierz Dąbrowski jest prodziekanem ds. studiów na Wydziale Elektrycznym, a dr Katarzyna Sala jest kierownikiem Zespołu ds. Systemów zarządzania jakością. Przedstawicielem Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii PW jest Dariusz Parzych, a z kolei Michał Trzeciak reprezentuje Centrum Informatyzacji PW. Ja mam przyjemność pełnić funkcję przewodniczącej tego zespołu.

Podsumowując - nasz zespół jest zróżnicowany, reprezentuje różne jednostki, co zapewnia nam wszystkie niezbędne kompetencje, które są potrzebne do realizacji postawionych zadań.

W jaki sposób przebiega praca zespołu zarządzania procesowego?

Pracujemy bardzo intensywnie od początku 2021 r. Rytm pracy naszego zespołu wynika z postawionych zadań, dotyczy budowy mapy procesów dla PW, a w szczególności  mapowania wybranych procesów.

Wspieramy merytorycznie zespoły robocze EZD, zajmujące się mapowaniem procesów w pięciu obszarach: komercjalizacja wyników badań, e-instrukcja kancelaryjna, zarządzanie zamówieniami publicznymi, zarządzanie projektami, kształcenie. Do każdego z zespołów roboczych został przypisany moderator lub moderatorzy z zespołu zarządzania procesowego, w zakresie przygotowania karty procesu (min. modelowania procesu, opisu), którą zaprojektował nasz zespół.

My jako zespół zarządzania procesowego spotykamy się w każdy wtorek. Omawiamy bieżące zagadnienia oraz zadania do realizacji, dyskutujemy nad się pojawiającymi problemami. Działamy wspólnie, więc jeśli jest potrzeba, aby wspomóc konkretny zespół roboczy, podejmujemy stosowne kroki. Staramy się angażować wszystkich członków naszego zespołu, aby efekt końcowy prac był jak najlepszy, a nasze działania przyniosły korzyści dla wszystkich pracowników i jednostek PW.

Czym jest karta procesu?

Karta procesu to szczegółowy opis aktualnego przebiegu procesu (tzw. AS-IS) w PW. Składa się z: metryczki charakteryzującej dokładne dane procesu, opisu procesu w postaci modelu w konkretnym narzędziu, opisu słownego i tabelarycznego procesu.

Istotnym elementem jest na tym etapie wskazanie powiązań z innymi procesami oraz obszarów do udoskonalenia w poszczególnych procesach. Zadaniem każdego zespołu roboczego EZD jest przygotowanie karty procesu, obrazujący cały przebieg procesu przy wsparciu naszych moderatorów. Gotowy dokument jest podstawą do wdrożenia elektronicznego zarządzenia dokumentacją na PW.

Jak w praktyce wygląda współpraca na linii zespół zarządzania procesowego a zespoły robocze EZD?

Najlepiej odnieść się do konkretnych przykładów realizowanych prac. Zespół pod kierunkiem Agnieszki Gawrońskiej-Chrobak, zajmujący się procesem zarządzaniem zamówieniami publicznymi, był wspierany przez Dariusza Parzycha. Po ukończeniu przez nich prac, uzupełniona karta procesu trafiła do mnie do weryfikacji. Naniosłam odpowiednie uwagi i korekty, do których zespół roboczy się ustosunkował. W tym momencie należy uznać, że dokument jest gotowy.

Równolegle pracują pozostałe zespoły EZD. W zespole pod kierunkiem Małgorzaty Woźniak - w zakresie zarządzania projektami (wspierany przez dr Danutę Rojek i dr. Piotra Krysia oraz Michała Trzeciaka), zostały również przesłane uwagi do przygotowanej karty procesu i analogicznie prace nad kartą zostały zakończone.

W zespół związanym z komercjalizacją wyników badań naukowych, gdzie kierownikiem jest Anna Rogowska (moderatorami: dr Marta Kruk i Agnieszka Kucharska), również prace dobiegają końca.

W podobnej sytuacji jest też zespół pod kierunkiem Heleny Lechnio (moderator: dr Katarzyna Sala), opisujący e-instrukcję kancelaryjną, czyli jeden z obszerniejszych procesów. Tam jest zidentyfikowanych blisko 60 podprocesów. Większa część z nich już została zamodelowana, a dwa związane są z korespondencją wychodząca i przychodząca jako pierwsze zostaną wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD PUW).

Równolegle pracuje zespół „kształcenie” pod kierownictwem Michała Kuckiego, który opisuje blisko 100 podprocesów. Funkcje moderatora tego zespołu pełni dr Michał Wiśniewski. Prace zespołu dodatkowo wspierał jako ekspert prof. Włodzimierz Dąbrowski.

Moderatorzy spotykają się z zespołami roboczymi regularnie - raz w tygodnia. Chociaż w przypadku obszerniejszych procesów są to nawet kilkugodzinne spotkania kilka razy w tygodni. Po zakończeniu prac zespoły robocze przedstawiają swoje wyniki podczas spotkania Komitetu sterującego EZD.

Rozmawiała: Daria Grzesiek, Biuro Projektu IDUB