Kim jest audytor wewnętrzny?

Jaki jest główny cel audytu?

Najlepiej oddaje to Misja audytu wewnętrznego, opublikowana przez The Institute of Internal Auditors: „Wzmacnianie i ochrona wartości organizacji dzięki dostarczeniu opartego na analizie ryzyka, obiektywnego zapewnienia, doradztwa i wglądu w organizację”.

Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych w części jednostek w Polsce audyt jest obligatoryjny. Nasza Uczelnia jest właśnie taką jednostką. W Politechnice Warszawskiej audyt powstał w 2003 roku, właśnie kończy 15 lat. Działamy wedle planu rocznego, na podstawie Karty audytu, która została opracowana zgodnie ze Standardami i z prawem krajowym. Możemy też realizować zadania pozaplanowe na zlecenie Rektora lub z własnej inicjatywy oraz pod rygorem ustawy o finansach publicznych -  zlecone i koordynowane przez Krajową Administrację Skarbową, Ministerstwo Finansów lub Kancelarię Premiera.

Pracownicy Uczelni na daną kwestię patrzą z wielu punktów widzenia w zależności od zaangażowania w problem i miejsca zatrudnienia. Ważne jest zatem aby był ktoś obiektywnie analizował zagadnienie i prezentował wnioski w możliwie bezstronny sposób. W założeniu audyt wewnętrzny ma  służyć kierownictwu i ułatwiać podejmowanie działań, które będą skuteczne i zgodne z celami organizacji. Inaczej mówiąc, audyt pomaga podejmować decyzje na podstawie stanu faktycznego, a nie tego, co się komu wydaje.

Jaki zakres kompetencji mają audytorzy?

Organizacja Zawodowa Audytorów Wewnętrznych Szkół Wyższych, w porozumieniu z Komitetem Audytu przy Ministrze Nauki i Szkolnictwa Wyższego, opracowała wykaz obszarów działalności uczelni. Znalazły się tam: działalność dydaktyczna, działalność naukowo-badawcza, pozostała działalność podstawowa, zarządzanie uczelnią, działalność na rzecz studentów, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie majątkiem, zarządzanie IT. Wszyscy audytorzy w szkołach wyższych pracują na tym dokumencie, my również posiłkujemy się nim przeprowadzając analizę ryzyka i identyfikując priorytety kierownictwa podczas corocznego tworzenia planu audytu.

Początkowo w audycie wewnętrznym najważniejsze były zadania zapewniające, w których audytor daje kierownictwu zapewnienie, że mechanizmy kontrolne w danym procesie dobrze działają. Inaczej mówiąc, że badany obszar jest dobrze zarządzany. Obecnie rośnie rola audytu ex ante, czyli realizacja zadań doradczych. W naszej Uczelni jest podobnie, coraz częściej proszeni jesteśmy o realizowanie zadań doradczych, co traktuję jako jeden z mierników jakości audytu wewnętrznego.

Czego audytorzy nie powinni robić?

Nie powinni działać operacyjnie. Nie wolno nam brać udziału w zarządzaniu, bo to rodzi konflikt interesów. Jeśli któryś z audytorów zasiada w komisji senackiej, to nie bierze on udziału w audycie w tym obszarze. Dotychczas raz zdarzyło mi się wyłączyć z zadania, ze względu na osobistą znajomość z audytowanym, którym był mój kolega ze studiów. Czułam, że nie powinnam się w to włączać.

Na ile ustalenia audytorów są wiążące?

Kierownictwo może odmówić wdrożenia zaleceń (w formie pisemnej) audytora, ale musi go poinformować o powodach. Do takich powodów należą na przykład brak funduszy, brak zasobów, czy inna ocena ryzyka.

Zespół Audytu Wewnętrznego: Jan Bebrysz, Joanna Zastawna, Iwona Samulska, Anna Myrcha/fot.Jacek Myrcha

Czy audytorzy też są audytowani?

Tak, jesteśmy audytowani raz na pięć lat - tak reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie audytu wewnętrznego. Jest to wówczas szerokie badanie, obejmujące nie tylko nas, ale także kierownictwo Uczelni i osoby/obszary wcześniej przez nas audytowane. Co roku dokonujemy też samooceny, której kopię przedkładamy Prorektorowi ds. Ogólnych.

Na jakie dobre praktyki realizowane Politechnice Warszawskiej zwróciłaby Pani uwagę?

Audyt w dużej mierze zależy od kierownictwa. Ja mam to szczęście, że w Politechnice Warszawskiej audyt wewnętrzny ma zapewnioną rzeczywistą niezależność i wgląd w najważniejsze sprawy. To jest bardzo istotne. Oczywiście, jeśli ktoś jest dysponentem jakichś danych, to powinien się upewnić, czy może mi je ujawnić. Cieszy mnie, gdy ktoś nas prosi o okazanie stosownych upoważnień.

Drugą ważną sprawą jest to, że możemy pracować jako zespół. W większości jednostek audytorzy wewnętrzni pracują jako stanowiska jednoosobowe. Nasza jednostka wyróżnia się pozytywnie, ponieważ jest nas kilkoro.

Dlaczego jest to tak ważne?

W tak hybrydowej jednostce jak uczelnia, bardzo ważne jest, żeby zapewnić kierownictwu spojrzenie z różnych stron. W zespole są osoby, który specjalizują się w działalności podstawowej, czyli dydaktyce i badaniach, w projektach, w działalności studenckiej, czy w finansach. Jednej osobie ciężko by było połączyć te wszystkie kompetencje.

Czy na widok audytora ludzie wciąż bledną?

Osoby, które mają z nami do czynienia po raz pierwszy albo nie wiedzą, jak się zachować, albo traktują nas jak kontrolerów. Ja to rozumiem, ponieważ kontrola w życiu człowieka występuje dużo częściej niż audyt. Kontrola biletów, kontrola prędkości, to są sytuacje, z którymi spotykamy się na co dzień. Gdy moja córka była w przedszkolu, dzieci miały opowiedzieć, czym zajmują się ich rodzice. Wróciła do domu i zapytała, co właściwie robi audytor wewnętrzny i czy to jest taki kontroler. Wówczas powiedziałam jej, że audytor to nie jest kontroler, bo sukcesem kontrolera jest znalezienie błędu. Natomiast sukcesem audytora jest doprowadzenie do tego, żeby ten błąd nigdy więcej nie wystąpił.

Misja audytu

Karta audytu

Standardy audytu

Rozporzadzenie MF w sprawie audytu

Więcej informacji znaleźć można na stronie Zespołu Audytu Wewnętrznego Politechniki Warszawskiej.