Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w zamówieniach publicznych

Na czym polegało zadanie Pani zespołu?

Naszym zadaniem było opisanie procesów związanych z zamówieniami publicznymi. Podeszliśmy do tego zadania przekrojowo. Stworzyliśmy zespół złożony z osób pracujących w różnych jednostkach Politechniki Warszawskiej, co pozwoliło nam spojrzeć na całokształt systemu zamówień publicznych PW. Trochę inaczej zorganizowane są zamówienia publiczne w Administracji Centralnej, a trochę inna struktura i forma występuje na wydziałach. Jeszcze trochę inaczej wygląda organizacja w Centrum Informatyzacji. Co do zasady mamy wspólne przepisy, ale czasem sposób realizacji wygląda odmiennie, bo jest dostosowany do specyfiki jednostki. W związku z tym w skład zespołu projektowego weszły: 3 osoby z Działu Zamówień Publicznych, czyli ja, mój zastępca - Anna Poreda, Dorota Sochacka, która jest specjalistą od zamówień publicznych, Marta Rudnicka, pełnomocnik ds. zamówień publicznych z Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych oraz 2 osoby z Centrum Informatyzacji - Joanna Kaczanowska, pełnomocnik ds. zamówień publicznych i Michał Hermanowski, posiadający doświadczenie w zakresie EZD. Naszym moderatorem był pan Dariusz Parzych - członek zespołu zarządzania procesowego IDUB PW.

Od czego zaczęliście pracę w zespole? 

Doszliśmy do wniosku, że na samym początku  spróbujemy określić główne procesy, które są i zawsze będą występowały w zamówieniach publicznych oraz wpływają na całokształt realizacji zamówienia. Określiliśmy 9 głównych procesów. Pierwszy proces to planowanie zamówień publicznych, drugi to wnioskowanie i udzielenie zamówienia, trzeci - przeprowadzenie postępowania w trybie pozaustawowym. Mam na myśli tutaj postępowanie, które dawniej było postępowaniem poniżej 30 tys. euro, obecnie jest postępowaniem poniżej 130 tys. złotych. Następnie opisaliśmy proces dotyczący postępowania powyżej 130 tys. złotych, czyli proces regulowany ustawą Prawo zamówień publicznych. Odnieśliśmy się też do procesu związanego z realizacją zamówienia, czyli wykonaniem umowy przez jednostkę organizacyjną. W węższym zakresie, ale żeby mieć pełen obraz sytuacji, opisaliśmy proces, który styka się z procedurą zamówień publicznych, a dotyczy realizacji faktur. Jest to kontrola merytoryczna i formalno-rachunkowa dowodu księgowego. Na koniec przeszliśmy do kwestii przechowywania dokumentacji papierowej dotyczącej zamówień publicznych w jednostkach uczelni, co zawsze jest elementem zamykającym procedurę, zarówno w Politechnice Warszawskiej, jak i w innych jednostkach budżetowych. Dość długo dyskutowaliśmy nad problemem przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej.

To duża, jeśli nie nawet ogromna zmiana.

Tak. Wynika ona z faktu, że od tego roku już wszystkie procedury o zamówienia publiczne muszą być częściowo przeprowadzane w formule elektronicznej. Wszystkie oferty mają formę elektroniczną lub postać elektroniczną, a nie papierową. Jest to coś nowego, do czego nie jesteśmy przyzwyczajeni i nie mamy dużego doświadczenia w tym zakresie, chociaż niektóre jednostki w tym DZP, WEiTI, CI nabyły pewną praktykę w roku ubiegłym, odbierając oferty elektroniczne w postępowaniach powyżej progów unijnych. Podczas tworzenia diagramów odnieśliśmy się do tego zagadnienia.

Czy podczas pracy napotkali Państwo na jakieś trudności?

I tak i nie. Nie, bo to są to procesy, które są naszą codzienną pracą i wiemy jak przebiegają w praktyce. Trudnością było to, że od tego roku cały system zamówień publicznych się zmienił. Ustawa Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie w styczniu tego roku, koncentruje się na elektronicznej formule zamówień publicznych. Podczas naszej pracy musieliśmy się odnieść do sposobu korzystania z nowych narzędzi, które zostały stworzone w związku z przejściem z formy papierowej na elektroniczną. Mam na myśli wdrożoną przez Urząd Zamówień Publicznych Platformę e-Zamówienia oraz MiniPortal i skrzynkę ePUAP. Są to narzędzia, które umożliwiają wykonawcy złożenie oferty w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej. Z kolei zamawiającym pozwalają na odebranie ofert, odszyfrowanie i prowadzenie procedury. Platforma, w opinii  Urzędu Zamówień Publicznych, będzie wzmacniana kolejnymi modułami, a funkcjonalności, które obecnie są dostępne, będą rozwijane. Docelowo ma to być platforma, na której będzie możliwe przeprowadzenie całej procedury.

Ile trwały prace nad tym wszystkim?

Prace trwały około 3 miesięcy. Spotykaliśmy się raz albo dwa razy w tygodniu na kilka godzin, głównie na Teamsach. Raz udało nam się spotkać w dużej sali przy zachowaniu obostrzeń sanitarnych. Dzięki temu mogliśmy zobaczyć efekt naszych prac na dużym ekranie projektora. Podczas prac nasz zespół był bardzo zdyscyplinowany. To co sobie założyliśmy było realizowane z tygodnia na tydzień. Osoby, które się zobowiązały do tego, żeby przygotować wykresy i opisy, robiły to. Nie mieliśmy opóźnień.

Jak na te zmiany reagowali współpracownicy?

Współpracownicy są z koniecznością zmian oswojeni. Mają świadomość, że to jest coś z czym liczyliśmy się od dłuższego czasu, a cały proces został w pewien sposób przyśpieszony i dodatkowo umotywowany panującą pandemią. EZD to narzędzie, które ma ułatwić pracę, poprawić jej jakość, ułatwić udzielanie zamówień publicznych oraz ma umożliwić elastyczną pracę z dokumentem. Pandemia uświadomiła nam, że ta zmiana to konieczność, nie tylko wynikająca z rozwoju technologicznego, ale również z chęci wykorzystania narzędzia, które ma pracownika odciążyć i skrócić czas, który poświęca na pracę z dokumentami jak przenoszenie korespondencji. Oczywiście, pojawiają się pytania, czy EZD zlikwiduje całkowicie obieg papierowy, czy te dwa systemy będą funkcjonować równolegle.

Czy tak się stanie?

Na odpowiedź jeszcze musimy poczekać. Sprawdzimy w praktyce jak wygląda nasza praca po wprowadzeniu zmian. W końcu po to nad tym pracujemy, aby było nam łatwiej realizować obowiązki, a nie po to by komplikować proces.

Co jeszcze się zmieni?

Sposób archiwizacji dokumentów. W obecnej chwili archiwizacja wygląda dość standardowo. Są to dokumenty papierowe, które w zależności od ich charakteru  przechowujemy przez pewien okres czasu - zazwyczaj 4 lata w jednostce i 10 lat w Archiwum Szkoły. Ponieważ forma ofert się zmieniła i już do starej, papierowej formy nie wróci, to liczymy na to, że na bazie EZD zostanie stworzone elektroniczne archiwum. Czyli takie archiwum, które będzie zabezpieczać oferty elektroniczne. Oprócz tego będzie umożliwiać przechowywanie przetworzonych i odwzorowanych w formule elektronicznej pozostałych dokumentów, na przykład na potrzeby kontroli. Cel jaki przyświeca to ten aby dokumenty były dostępne dla wszystkich osób upoważnionych, umocowanych, czy zainteresowanych nimi (dostęp do informacji publicznej - przyp. red.). Takie rozwiązanie umożliwi nam bycie transparentnymi, zabezpieczy integralność dokumentacji oraz będzie dla nas wygodniejsze niż dotychczasowy system.

Czy będą szkolenia dla pracowników zajmujących się zamówieniami publicznymi na PW?

W mojej opinii szkolenia będą elementem niezbędnym. Należy zapoznać się w praktyce z nowymi narzędziami, poznać ich możliwości.

Rozmawiała: Daria Grzesiek, Biuro Projektu IDUB