Elektroniczne zarządzanie dokumentacją od strony technicznej

Nad czym pracuje Zespół projektowy EZD?

Naszym zadaniem - zadaniem Centrum Informatyzacji - jest poznanie na wskroś produktu, czyli systemu EZD, jego wdrożenie, przeszkolenie pracowników z jego obsługi oraz utrzymanie systemu po jego uruchomieniu. W tym również wsparcie, ale nie tylko w aspekcie technologicznym, ale też w aspekcie merytorycznym. Oznacza to, że będziemy wspierać pracowników Politechniki Warszawskiej w razie wystąpienia problemów, czy pojawiania się wątpliwości jak coś zrobić. W tym celu wyszkolimy grupę osób, które będą wspierały pozostałych pracowników naszej uczelni.

Co to oznacza w praktyce?

Musimy zbudować, co obecnie robimy, system testowy, czyli taki, na którym będą się uczyć wszyscy użytkownicy końcowi - pracownicy PW. Biorąc pod uwagę rodzaj wykonywanych prac i modułową budowę systemu, jego użytkownicy są podzieleni ze względu na poziom uprawnień, a co za tym idzie - konieczność posiadania odpowiednich kompetencji. Jesteśmy na końcowym etapie wdrożenia systemu testowego oraz przygotowujemy zarządzenia formalnoprawne. Treść części z tych dokumentów będzie trzeba uzgodnić z instytucjami zewnętrznymi, jak chociażby instrukcję kancelaryjną i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt z Archiwami Państwowymi. Bez tego nie będziemy mogli oddać do użytkowania produkcyjnego systemu EZD PUW. Równolegle opracowywane są procesy, nad którymi pracują cztery zespoły projektowe. To ogrom pracy, ogromny krok milowy. Nikt wcześniej w taki metodyczny sposób się tym nie zajmował. Zespoły pracują nad inwentaryzacją procesów, a następnie nad ich merytorycznym opisaniem przy pomocy profesjonalnych narzędzi i w formule, która została przygotowana przez prof. Agnieszkę Bitkowską. To co przygotują zespoły, sprawdza pani profesor po czym wprowadzane są wymagane korekty aż do osiągnięcia końcowego rezultatu spełniającego nakreślone wcześniej wymagania.

W jakim celu tak dokładnie opisywane są procesy?

Dzięki temu otrzymujemy pełen obraz tego w jaki sposób są załatwiane sprawy na uczelni, na przykład możemy przekonać się, że jakieś działanie występujące w procesie „x” jest nieuzasadnione, a innego z kolei brakuje co narusza zgodność z przepisami wyższego rzędu. Szczegółowe opisanie procesów pokaże też jakimi zasobami ludzkimi dysponujemy do ich realizacji, jakimi narzędziami i czy postępujemy zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi.

Zapytam tak na przekór. Po co nam w ogóle EZD PUW? Czy to co do tej pory mamy, czyli USOS, SAP czy system Microsoft nam nie wystarczy?

Kto stoi w miejscu, ten się cofa. W formie elektronicznej obsługujemy w tej chwili niewielką część procesów przy pomocy wymienionych narzędzi. Po drugie, w ogóle nie obsługujemy elektronicznego zarządzania dokumentacją. Stąd w dalszym ciągu funkcjonowanie poczty wewnętrznej, polegającej na osobistym chodzeniu między budynkami, do poszczególnych pokoi i rozdzielanie poczty, czy zbieranie podpisów pod różnego rodzaju dokumentami. EZD PUW jest systemem pozwalającym na elektroniczne dokumentowanie spraw. Wszystkich spraw. Umożliwia zarządzanie dokumentacją na każdym etapie - od obsługi przesyłek przychodzących poprzez kwalifikację przy wykorzystaniu JRWA otrzymanego dokumentu , jego opracowanie i wysłanie do świata zewnętrznego . Oczywiście należy w to wliczyć również archiwizację. Za pomocą EZD PUW wyeliminujemy obieg papierowy, choć nie w całości, ponieważ zapewne pozostanie  pewna grupa spraw, które ze względu na swój charakter nie będą obsługiwane przez ten system. Po za tym już na chwilę obecną są procesy realizowane elektronicznie przy wykorzystaniu platformy SAP czy też systemu USOS. Ich liczba stale wzrasta ale  nie będą w stanie nigdy wypełnić roli jaka będzie spełniać EZD. Oznacza to, że każda korespondencja, czy większość korespondencji wpływającej na uczelnię będzie zamieniała formę z papierowej na cyfrową i w tej postaci zacznie krążyć po PW, aby na koniec być zarchiwizowaną lub by opuścić uczelnię, w wersji elektronicznej lub papierowej, jeżeli tego wymaga odbiorca.

Kiedy zaczniemy pracować z wykorzystaniem nowego systemu?

Według harmonogramu produkcyjne wdrożenie systemu produkcyjnego jest planowane na drugą dekadę listopada 2021 r. Takie są założenia. Będziemy robić wszystko, aby z tego terminu się wywiązać. Musimy jednak brać pod uwagę, że przed nami seria szkoleń z pracownikami, którzy będą obsługiwali ten system, a nie mówimy o kilku osobach, tylko o kilku tysiącach osób. Pracownicy posiadają różny poziom doświadczenia, a ze względu na obowiązki służbowe nie zawsze są dostępni. Te czynniki mogą mieć wpływ, choć nie muszą, na aktualnie założoną datę gotowości. Jesteśmy tego świadomi. Gdy wprowadzaliśmy system SAP, napotkaliśmy na pewne kwestie, wydłużające naszą pracę. Z tego powodu harmonogram EZD przygotowaliśmy z pewną tolerancją. Na razie właściwie wszystko robimy zgodnie z planem i staramy się, aby tak pozostało.

Na kiedy zaplanowane są szkolenia pracowników?

Wspierające nas Centrum Kompetencyjne SGH będzie najpierw szkoliło naszych wewnętrznych ekspertów-pracowników, którzy będą w dalszej kolejności szkolić pozostałych pracowników. Nie mamy jeszcze planu szkoleń, ponieważ w pierwszej kolejności SGH musi powiedzieć, że wdrożony przez nas system testowy jest kompletny i właściwie działający. Wynika to z tego, że szkolenie musi odbywać się na naszym systemie. To przynosi dodatkową korzyść, bo szkolenie na naszym systemie testowym jest też formą przedłużenia fazy testowania tego systemu. Im więcej osób będzie na nim pracować, tym większa szansa zauważenia jakichś nieprawidłowości.

Czy napotkaliście jakieś problemy podczas swojej pracy?

To jest jeszcze przed nami. Najwięcej niechęci zawsze wywołują zmiany. Wiemy, że wszyscy pracownicy chcą wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją, co jeszcze wzmocniło się przez pandemię. Domyślam się, że na razie nie myślą o tym, że wprowadzenie EZD PUW wiąże się z koniecznością poznania tego systemu, zdobycia nowych kompetencji i nauki. Do tego dochodzi również przyzwyczajenie się do innego sposobu pracy i zmniejszenie kontaktu bezpośredniego, w czym również upatruję trudność.

Rozmawiała: Daria Grzesiek, Biuro Projektu IDUB