Wdrożenie tej części Systemu było współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowane w ramach działania 4.1, poddziałania 4.1.1 - UDA-POKL-04.01.01-00-100/11-00, w ramach projektu „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”. Zadanie miało na celu usprawnienie systemu zarządzania Uczelnią poprzez wdrożenie wybranych modułów zintegrowanego systemu informatycznego. Istotnym ograniczeniem projektowym była konieczność zrealizowania zadania w wyznaczonym czasie aby nie utracić wspomnianego dofinansowania.

Realizację prac podzielono na cztery etapy:

• Etap I - opracowanie projektu Systemu, tzw. Dokumentu Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia DSKW (zrealizowany w 2013 roku),
• Etap II – wyłonienie w drodze postępowania przetargowego wykonawcy wdrożenia (zrealizowany na przełomie lat 2013/14),
• Etap III – wdrożenie Systemu SAP-FI,
• Etap IV – wdrożenie Systemu SAP-FICA (rozrachunki studenckie) i Systemu SAP-BW (hurtownia danych), to zadanie nas jeszcze czeka.

Uruchomienie produkcyjne System SAP-FI nastąpiło w dniu 1 lipca 2014 roku. Realizacja Etapu III została formalnie zakończona z dniem 8 sierpnia br.

Poniżej zamieszczono schemat przedstawiający terminy realizacji głównych założeń funkcjonalnych, tych zrealizowanych i tych w trakcie realizacji.

Wdrożenie systemu SAP-FI (czyli etap III) objęło swoim zakresem całą Uczelnię, całokształt służb finansowych i okołofinansowych PW. W liczbach przedstawia się ono następująco:

• Wdrożenie prowadziło około 80 osób z Politechniki Warszawskiej i ponad 30 konsultantów firm współpracujących, a prace projektowe prowadzone były w ramach 10 zespołów merytorycznych.
• W trakcie tego etapu projektu przeprowadzono ponad 1000 jednostek szkoleniowych.
• Łącznie opracowano 111 instrukcji szkoleniowych grupujących 20 tematów głównych w ramach 6 modułów funkcjonalnych.
• Liczba użytkowników końcowych Systemu SAP-FI na koniec września wynosi ponad 400 i stale napływają nowe wnioski o nadanie uprawnień kolejnym osobom.
• Liczba użytkowników, na dzień dzisiejszy, pracujących w poszczególnych modułach funkcjonalnych Systemu SAP-FI wynosi odpowiednio:

Wdrożenie Systemu SAP-FI i integracja z uruchomionym wcześniej Systemem SAP-HR zapewnia wiele korzyści, które stopniowo będą coraz bardziej odczuwalne. Podstawowe z nich to:

• Centralizacja zasobów informacyjnych związanych z finansami, mieniem Uczelni i obsługą rozrachunków studenckich;
• Zastąpienie istniejącego systemu FK oraz zapewnienie bezpiecznego i niezawodnego funkcjonowania systemu odpowiadającego aktualnym wymogom prawnym i technicznym;
• Ujednolicenie procesów związanych z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych PW i realizacja wszystkich procesów z poziomu jednego zintegrowanego systemu informatycznego;
• Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych – są wprowadzane jednokrotnie, u źródła;
• Zapewnienie dostępu do aktualnych danych finansowych i zarządczych;
• Automatyzacja procesu zbierania i raportowania danych związanych z realizacją „Ustawy o Finansach Publicznych” i Ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym”;
• Ujednolicenie i centralizacja zasobów informacji zarządczych gromadzonych i przetwarzanych na Uczelni;
• Spójne raportowanie do instytucji nadrzędnych i na potrzeby wewnętrzne;
• Skrócenie czasu i zwiększenie zakresu tworzenia raportów analitycznych, planistycznych i finansowych;
• Usprawnienie procesów zarządzania infrastrukturą, salami wykładowymi oraz rozliczeniami kosztów eksploatacyjnych;
• Poprawa bezpieczeństwa i integralności przetwarzanych danych;
• Redukcja czasu i zwiększenie efektywności w zakresie zarządzania i administrowania środowiskiem informatycznym.

Podsumowując ten etap prac wdrożeniowych warto wspomnieć, że jako Uczelnia posiadamy już stabilne podstawy w postaci zintegrowanych Systemów SAP HR, SAP FI i Centralnego Modułu USOS dające możliwość zasilania hurtowni danych dla szeroko pojętych potrzeb raportowania oraz dla wdrażania kolejnych rozwiązań usprawniających pracę Uczelni. Tym niemniej to nadal tylko kolejny krok w realizacji wizji współcześnie nowoczesnej uczelni technicznej, a wiele jeszcze przed nami.

Podobny materiał:
Ostatnia faza wdrażania SAP-FI