Szczegółowe zasady przeprowadzania szczepień zostały ujęte w piśmie okólnym Kanclerza PW z dnia 30 września 2013 roku. Jego treść przedstawiamy poniżej:

1. Politechnika Warszawska w ramach dodatkowych nieodpłatnych usług medycznych w zakresie profilaktyki uruchamia akcję szczepień przeciwko grypie.

2. Do w/w szczepień uprawnieni są wszyscy pracownicy Politechniki Warszawskiej.

3. Szczepienia będą realizowane w ramach umowy Politechniki Warszawskiej z CenterMed sp. z o.o. przez przychodnie przy ul. Waryńskiego 10a, ul. Mochnackiego 10 i ul. Narbutta 85, w okresie od 10 października do 30 listopada 2013 r.

4. Pracownicy mogą zgłaszać się indywidualnie od 10 października do 15 listopada 2013 r. w celu ustalenia terminu wykonania szczepienia:
- osobiście w przychodniach przy ul. Waryńskiego 10a, lub ul. Mochnackiego 10 lub ul. Narbutta 85, gdzie po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego nastąpi ustalenie terminu ,
albo
- przesyłając wypełniony formularz „Zgłoszenie indywidualne” na adres e-mail biuro-warszawa@centermed.pl . Pocztą zwrotną zostanie odesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wraz z terminem szczepienia. W zgłoszeniu należy podać Imię i Nazwisko, miejsce zatrudnienia (jedn. PW: wydział/ jedn. wydzielona, itp.), nr PESEL. Wzór zgłoszenia stanowi Załącznik nr 1.
Warunkiem wykonania szczepienia w ustalonym terminie jest okazanie aktualnego dokumentu zgodnego z drukiem RMUA (otrzymywany z kwestury miesięczny raport – zestawienie wynagrodzeń).

5. Istnieje możliwość zgłoszeń grupowych. W tym celu P.T. Kierownik danej jednostki musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną – koordynatora, który:
- ogłosi termin i miejsce zgłoszeń dla pracowników danej jednostki,
- wypełni listę – „Zgłoszenie grupowe”, zawierające Nazwisko i Imię, stanowisko, nr PESEL oraz podpis każdego pracownika (wzór – Załącznik nr 2),
 - przekaże nie później niż do 15 listopada 2013 „Zgłoszenie grupowe”, podpisane przez P.T. Kierownika danej jednostki, do wybranej przychodni CENTER-MED., w celu uzgodnienia terminu szczepienia,
- poinformuje wszystkich zgłoszonych pracowników o terminie i miejscu szczepienia.
Jeżeli w zgłoszeniu grupowym liczba chętnych przekroczy 30 osób, to szczepienie może zostać zorganizowane na terenie danej jednostki, w uzgodnionym terminie i pomieszczeniu.

6. Terminy szczepienia będą ustalane w kolejności zgłoszeń. Z uwagi na wysokość przyznanego na ten cel funduszu liczba szczepień jest ograniczona i zgłoszenia zarówno indywidualne jak i grupowe będą realizowane do wyczerpania tego funduszu.

7. Osoby, które z przyczyn losowych nie zrealizują szczepienia w wyznaczonym terminie, mogą zgłosić się osobiście do przychodni i uzgodnić nowy termin, pod warunkiem, że nie został wyczerpany limit.

8. Ze względu na obowiązujące przepisy wykonanie szczepienia skutkuje obciążeniem pracownika w 2013r. podatkiem od osób fizycznych i składką na fundusze ubezpieczeń społecznych wyliczonymi na podstawie kosztów szczepienia (35 zł).

9. Pracownicy ośrodków wypoczynkowych PW oraz filii w Płocku mogą skorzystać ze szczepień wg odrębnych zasad.