Politechnika Warszawska jest jak ludzki organizm - składa się z wielu organów (jednostek), między którymi istnieje wiele skomplikowanych powiązań. Organizm działa prawidłowo, gdy wszystkie organy i połączenia między nimi działają prawidłowo. W przypadku uczelni lepszemu funkcjonowaniu można pomóc, poprzez optymalizację procesów administracyjnych. Jak to zrobić? Nad tym będzie pracował powołany właśnie w Politechnice Warszawskiej zespół zarządzania procesowego.

Głównym zadaniem zespołu jest identyfikacja procesów administracyjnych oraz proponowanie i wdrażanie zmian prowadzących do usprawnienia działania PW, w tym likwidacji zbędnych, powtarzalnych czynności, a także ich decentralizacja. W tym celu zostanie opracowana mapa procesów administracyjnych, a w przyszłości zespół przeprowadzi szkolenia dla społeczności akademickiej w kontekście budowy holistycznego podejścia procesowego (najbliższe, dotyczące zarzadzania procesowego, już w lutym, więcej szczegółów wkrótce na stronie badawcza.pw.edu.pl).

Jednocześnie swoje prace rozpoczął zespół projektowy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. W pierwszej kolejności EZD obejmie takie obszary działalności uczelni, jak: kształcenie, komercjalizacja wyników badań oraz organizacja i zarządzanie, w tym m.in.: zamówienia publiczne, e-instrukcja kancelaryjna, zarządzanie projektami i finanse. - Naszym zadaniem jako Zespołu zarządzania procesowego będzie facylitacja prac zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie systemu EZD, a następnie przeprowadzenie cyklu szkoleń i seminariów skierowanych do pracowników naszej Uczelni - wyjaśnia prof. Agnieszka Bitkowska, przewodnicząca zespołu zarządzania procesowego, który w ramach projektu „Uczelnia Badawcza” realizuje działanie D31 „Optymalizacja procesów administracyjnych poprzez wprowadzenie Zarządzania Procesowego ukierunkowanego głównie na projekty badawcze”.

Współpraca z pracownikami

Obecnie zespół kontaktuje się z pracownikami zaangażowanymi w procesy administracyjne, by poznać schemat oraz sposób ich pracy. To oni w pierwszej kolejności będą zgłaszać swoje pomysły i przemyślenia w zakresie doskonalenia istniejących procesów administracyjnych.

- Zamierzamy budować sprawną komunikację oraz świadomość procesową wśród pracowników Politechniki Warszawskiej. Liczymy na współpracę i zaangażowanie naszych pracowników - mówi prof. Bitkowska.

Dzięki współpracy z pracownikami uczelni będzie można przejść do kolejnego etapu pracy, czyli optymalizacji procesów administracyjnych i wdrożenie zmian, które przyniosą istotne korzyści dla wszystkich użytkowników i odbiorców. Jakie będą korzyści z wprowadzanych zmian? - Z pewnością wpłynie to na sprawność i skuteczność realizowanych procesów, między innymi poprzez skrócenie czasu realizacji zadań, sprawniejsze wydawanie decyzji. Uporządkowanie oraz systematyzacja procesów przynieście korzyści zarówno dla interesariuszy wewnętrznych, jak i zewnętrznych - stwierdza przewodnicząca zespołu.

Ewolucja, nie rewolucja

Zespół zarządzania procesowego chce, by realizowane przez nich działania skutkowały stopniowymi zmianami, zachodzącymi w sposób ewolucyjny, poprzez nieustanne doskonalenie procesów w nowocześnie zarządzanej uczelni badawczej. - Zarządzanie procesowe to praca ciągła w każdej organizacji - wyjaśnia prof. Bitkowska. - Jest to cykl ciągłych i usystematyzowanych działań, dotyczących planowania i monitorowania wykonania danych procesów w organizacji dążący do realizacji jej celów. Każdy bowiem z pracowników wykonując zadania i powierzone obowiązki uczestniczy w wielu różnych realizowanych procesach - dodaje.